1. 회의의 기본은 Record & Rotate
- 회의에 나온 안건을 기록하고, 참석자 모두의 의견을 돌아가면서 듣는 것이 가장 중요하다.
- 모두가 볼 수 있는 기록지나 필기구가 반드시 준비되어야 한다. 회람용 핸드아웃은 회의 아이디어 발산을 위한 도구가 아니며, 리뷰는 회의가 아니다.
- 전체가 참여하는 것이 아닌, 사진과 같은 칵테일파티 형식의 삼삼오오 모여서 의견을 나누는 행위는 회의가 아니다. 모두가 동일한 시각화 자료와 공동의 아젠다를 가지고 함께 몰입해야 한다.
- 마찬가지로, 혼자서 자료를 검토하는 것도 회의가 아니다.
2. 자료 공유를 위한 회의가 가장 비효율적인 회의다
- 회의는 과거가 아니라 미래를 지향해야 한다.
- 사전에 공유된 자료를 가지고 현황을 미리 숙지한 상태에서 참석해야 한다. 회의 시간에 자료를 리뷰하는 것은 모두의 시간을 낭비하는 회의다. 다 같이 모였을 때는 다 같이 할 수 있는 활동에만 집중해야 한다.
3. 회의는 진행자가 반드시 있어야 한다
일정한 회의의 규칙을 정하고, 순서에 따라 진행할 수 있는 회의 진행자가 반드시 필요하다. 전문 회의와 아마추어의 회의가 여기에서 갈린다. 사회자 없는 행사가 없듯, 진행자 없는 회의도 없다.
4. 진행자의 퍼실리테이션에 따라 치열하게 의견을 내야 한다
Multi-Diamond model을 통해서 아이디어의 발산과 수렴을 반복하면서 대안을 탐색하고 의사를 결정하는 회의가 되어야 한다. 주어진 자료를 검토하기만 하거나 의견을 피드백하기만 하는 회의는 굳이 모여서 진행할 필요가 없다.
5. 회의의 그라운드 룰을 정하고 정해진 목표에만 집중해야 한다
회의 시간 동안 전화를 하거나 딴 짓을 하며 효율성을 낮추면 안 된다. 목표한 결과를 찾을 때까지는 주어진 시간에만 온전히 집중할 수 있도록 노트북, 핸드폰 등의 방해 요인을 찾아 제거한 후 진행해야 한다.
6. 자리는 수평적 회의를 만들기 위해 배치되어야 한다
직사각형 테이블은 자기도 모르게 미팅에 위계를 만들기 쉽다. 따라서 원형 테이블을 쓰거나 비정형적으로 자리를 배치하자. 그러면 참석자 모두 평등한 위치에서 말할 수 있으며, 자신의 의견이 수렴될 수 있다는 심리적 안전감이 구축된다.
마무리하며
안 그래도 어제 데일리 스크럼 미팅 관련 워크숍을 진행하고 왔는데, 위 사진을 보니 현업 퍼실리테이터로서 전문 코멘트는 남겨야 할 것 같아서 정리해 보았다.
원문: 최효석의 페이스북
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