회사 업무의 시작은 회사 도착과 함께 컴퓨터를 켜고 자리에 앉아 이메일을 확인하는 것으로 시작된다. 직군과 직급에 따라 다르겠지만 통상적으로 하루에 직장인들이 처리하는 메일은 약 50개 가량이 된다고 한다. 이중 약 20개 정도는 회신할 필요가 있으며 반드시 처리해야 하는 건, 그 중 약 5개 정도는 업무에 매우 중요한 것이라고 한다. 거꾸로 말하면 하루에 받는 메일의 10% 정도를 제외하고는 그다지 중요하지 않은 메일이라는 것이다.
이렇게 수도 없고 주고 받으며 직장생활에서 따로 떼어 놓고 말할 수 없을 정도로 중요한 이메일. 이메일을 활용해서 자신의 업무를 돋보이게 하고 남을 깎아 내리려는 행동하는 사람들도 수없이 많다. 내가 경험한 뻔하게 보이는 ‘이메일 장난질’을 소개한다.
1. 누군가 보낸 전체 메일의 작은 오류를 찾아내서 전체 회신하는 것
누군가 각 팀의 자료를 시스템에서 뽑아서 <일사분기 팀별 실적 및 영업 본부별 판매실적>에 대한 리포트 자료를 작성하고 그 내용을 메일로 작성하였다. 수신인에는 통상적으로 본부장님과 본부의 전 팀장과 파트장까지인 경우가 대부분이다. 보고서를 작성한 사람은 다른 팀의 정확한 현황을 모르기 때문에 분석의 깊이가 다소 떨어질 수 있다. 이럴 경우 그 레포트의 작은 부분인 내용에 대해 “이런 내용은 이런 이유 때문에 그러하다. 보고서의 내용은 조금 잘못 되었다.” 라고 전체 회신으로 보내는 것이 이 경우에 해당된다. 물론 어느 경우에는 “아, 이 메일을 통해서 내가 몰랐고 잘못된 부분을 알게 되었구나” 라고 생각할 수도 있다.
그러나 이런 메일을 보내는 경우에는 “나는 이런 것도 찾아내는 사람이야, 나 훌륭하지?” 라는 자신의 우월함을 강조하고 싶어 하는 경우가 대부분이다. 아울러 이런 행동은 3일이나 걸려 열심히 레포트를 작성한 사람의 기운을 아 쏙 빼놓고 마음 속에 불을 싸질러 버리는 기분 잡침을 느끼게 하는 나쁜 행동이다.
그러나 물론 회신 내용이 사실에 기인하지 않은 것도 아니고, 찾아가서 “꼭 이렇게 초를 치려고 하느냐”라고 묻는 것도 객관적으로 보면 매우 우스운 상황이 된다. 그렇기 때문에 이는 메일 작성자를 아주 당황하게 하는 못된 신공 되겠다.
2. 불필요하게 높은 사람을 이메일에 수신인으로 넣는 행동
이메일은 그 내용의 경중에 따라 수신인으로 결정해야 할 대상이 있다. 메일의 cc로 본부장 이상을 집어넣는 경우는 업무의 사안이 매우 중요하거나, 본부장 이상급이 시킨 일 이거나, 혹은 본부장 이상급의 의사결정이 필요한 때만 해당이 된다. 그러나 그렇지 않고서 높은 사람을 불필요하게 cc로 넣어 보내는 것을 즐기는 사람들이 있다. 그렇게 함으로써 그 메일에 무게가 더해져서 다소 불합리한 부탁에도 수신인이 내가 요청하거나 원하는 방향대로 따를 것이라고 생각하기 때문에 그렇게 하는 경우가 많다.
그러나 이렇게 불필요하게 높은 사람을 지속해서 cc로 넣는 것은 처음 한두 번은 효과가 있을지 몰라도 어느 정도 지속되면, 반드시 본부장님 비서에게 불필요한 cc는 넣지 말아 달라는 메일을 받게 될 것이 확실하다. 아울러 본부장님의 질책이 따라오는 것은 당연한 순서일 수밖에 없다. 그리고 그렇게 보낸 메일에 자신에게 불리한 내용으로 회신이 오는 경우, 또 그 회신에 대한 답부터는 본부장급을 cc에서 쏙 빼놓고 회신을 하는 경우가 아주 많다. 아주 얄팍하기 그지없는 유치한 행동이 아닐 수 없다.
3. 이메일 바꿔치기하기
이메일이란 내용을 보내고 이에 답을 하고 다시 답을 하는 형태다. 그러나 너무 많이 메일이 왔다 갔다 하게 되면 나중에는 그동안 있었던 메일 내용 자체가 무의미해지는 경우가 상당히 많다. 왜냐하면, 사람들이 귀찮아서 아래 내용을 다 읽지도 않고, 지나치게 핑퐁을 치게 되는 메일은 ‘그냥 똑같은 얘기려니’ 하고 사람들의 관심에서 멀어지게 되어 버리기 때문이다. 통상적으로 그러한 경우에는 핑퐁 되는 이메일을 끊고 지금까지의 내용을 정리하여 새로운 내용으로 필요한 수신인에게만 다시 넣는 경우가 있다.
문제는 바로 이 경우에 핑퐁 되는 메일의 내용 중 자신에게 유리한 내용만 남겨두고 나머지를 삭제해서 없애는 경우에 발생한다. 한 마디로 내용을 바꿔치기하는 것이다. 이 경우에는 메일의 내용이 수신인에게 그대로 남아 있으므로 타인에 걸릴 확률이 높아 웬만하면 사용을 하지 않는 방법이기는 하다. 그러나, 정치적 성향이 강한 사람이 큰 곤경에 처했을 때 이렇게 이전에 썼던 메일의 내용을 변조하여 ‘다시 보내기’를 하는 극단적인 경우도 있다.
어떤 사람은 이메일이야말로 조직의 특성과 회사 내의 커뮤니케이션의 민주성을 알 수 있는 척도라고 이야기한다. 컨설턴트로 일하고 있는 선배는 컨설팅 동안 주고받는 이메일의 내용만 봐도 회사 인력의 수준을 가늠할 수 있고 어느 정도는 그 가늠이 맞다고 단언한다. 말하는 것보다 기록으로 남기에 이메일에는 업무적이고 객관적이고 명확한 언어로 말을 해야 한다. 그렇지 않고 이메일을 사용해서 남을 흠집을 내거나 깎아 내리려 한다면 많은 이미 그는 수신인들에게 저질 커뮤니케이터로 낙인 찍히고 만다.
말보다 더 무서운 사내 이메일로 유치한 장난은 절대로 치지 말자. 잘못하면 커다란 주홍글씨의 부메랑이 되어 날아올지 모른다.
원문: 직장생활연구소
