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직장에서 꼭 필요한, 이메일 제대로 쓰는 팁 5가지

2016년 1월 6일 by 조우성

1. 이메일은 감정을 제대로 전달할 수 없다는 점을 명심하자.

이메일은 의사소통 수단 중에는 아주 불완전하고 형편 없는 수단이라는 점을 잊지 말자. 글쓰기의 달인이 아니라면 이메일만으로는 내 감정을 충분히 전달하기 어렵다. 받는 사람의 기분이 위축돼 있다면 발신자가 일반적인 내용을 썼어도 수신자는 이를 공격적으로 받아들일 수 있다.

 

2. 감정의 명확한 전달을 위해 이메일 앞부분에 전체적인 감정 톤을 알릴 필요가 있다.

상대방이 마음의 준비를 할 수 있도록, 내 감정의 톤을 명시적으로 알리는 것이 좋습니다.

예 1) 마음의 부담을 느끼면서도 솔직한 제 심정을 말씀드리고자 합니다.
예 2) 앞으로의 진행 과정에서 불필요한 오해를 없애기 위해 저희의 요구사항을 정확히 전달하고자 합니다.
예 3) 당황스러운 마음으로 메일을 드립니다.

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3. 상대방 스타일에 맞추자.

메일을 주고 받다보면 상대방 스타일을 파악할 수 있다. 상대방이 용건만 간단히 쓰는 스타일인지, 아니면 다소 장황한 배경설명을 하면서 세세하게 언급하는 스타일인지 확인할 수 있다. 누구나 자기가 익숙한 스타일에 더 친근함을 느낀다. 내용 못지 않게 형식도 중요함을 잊지 말자.

 

4. 상대방 이메일에 즉각 반응하지 말자.

특히 상대방 이메일에 즉각적으로 감정적인 대응을 할 경우 이는 두고 두고 본인을 힘들게 할 수 있다. 전화통화는 남지 않지만 이메일은 상대방에게 오랫동안 남아 있게 된다. 잊을만 하면 다시금 그 이메일이 상대방을 자극할 수도 있기 때문이다. 나를 화나게 하는 이메일일수록 최소한 30분 이상의 시간적인 여유를 두고 답장하자. 절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 말아야 한다.

2

 

5. 상대방의 feed back을 기다린다는 말로 마무리하자.

“너무 제 의견만 말씀드린 것 같습니다. 아무래도 제가 ~~한 점이 신경이 쓰여서 그런 것 같습니다. 제가 놓치고 있거나 제가 고려해야 할 사항에 대해서 말씀주시면 참고하고 반영하겠습니다. 편하게 말씀주시기 바랍니다.”

원문 : 조우성 변호사의 brunch

 

Filed Under: 사회, 생활

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필자 조우성 twitter facebook

현 기업분쟁연구소장. 서울대 법학과를 졸업하고 법무법인 태평양 지적재산권파트 변호사로 일했다. SM 엔터테인먼트 고문변호사로 활동했으며 심리와 사회에 대한 많은 관심으로 긍정적인 역할을 하고자 노력 중이다.

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