직장인은 알게 모르게 글을 많이 쓴다. 이메일 때문이다. 아마도 우리네 이메일을 모으고 모으면 수십, 수백 권의 책이 탄생할 것이다. 그래서 이메일은 책 쓰기와 닮았다. 바로 독자가 있다는 의미에서다. 그러니까, 이메일은 일기처럼 혼자 보는 게 아니라, 출판되어 누군가에 읽혀야 하는 책 쓰기 개념에 더 가깝다.
작가는 독자의 해석을 뛰어넘을 수 없다. 아무리 노력하여 A를 이야기해도, 읽는 사람이 B로 읽거나 이해를 하지 못하면 그건 어쩔 수 없다. 나는 이것을 작가가 되어 이해하고 받아들이게 되었다. 처음엔 그것을 돌이키려 애쓰고 애쓰다 스스로 지쳐버렸는데, 독자의 해석은 뛰어넘을 수 없다는 걸 알고 나서 마음이 편해지고 내가 원하는 글을 부지런히 써내고 있다.
그러나 이메일은 다르다. 독자의 해석을 뛰어넘거나, 아니면 적어도 내가 원하는 의도가 잘 해석되도록 써야 한다. 이것은 업무이고 프로세스이기 때문이다. 온갖 추상적 메타포를 포함하여 잘 써낸 이메일은 환영받지 못한다. 받는 사람이 내가 원하는 것과, 말하고자 하는 것. 그리고 서로 해야 할 것을 명확하게 해석하고 해석해내야 하는 게 이메일의 주된 목적이기 때문이다.
그렇다면, 어떻게 내가 원하는 의도를 좀 더 잘 전달할 수 있을까?
가장 효과적인 이메일 퇴고하는 법
나는 지금까지 8권의 책을 출간했다. 그러나 20년간 써온 이메일이 그것보다 더 많을 것 같다. 누군가를 설득하고, 또 내 것을 내세우는 게 메일의 목적이다. 내가 원하는 것과 받아야 하는 것을 일목요연하게 써 내려가야 한다. 그렇다면, 가장 효과적인 이메일 퇴고의 방법은 무엇일까?
1. 제목 다시 보기
간혹 답장에 답장을 거듭하다 보면 이메일 제목에 ‘re: re: re: re: re: re: re: re: ‘가 붙는 경우가 있다.
제목은 이메일을 열어 보기 전에 사전 어젠다를 확인하는 아주 중요한 문구다. 그런데 불필요한 단어가 이어져 있으면 제목을 파악할 수 없다. 내 의도를 전하는 데에 방해가 되면 방해가 되지, 절대 도움이 되지 않는다.
이러한 경우 나는 ‘re:’ 하나만을 남게 지운 후 ‘[요청]’, ‘[지급]’과 같이 내가 원하는 말이나 시급성을 담아 제목을 작성한다. 때에 따라서는 또 다른 제목을 앞에 덧붙이기도 한다. 이메일이 오가면서 어젠다가 바뀌는 경우도 있기 때문이다. 이러면 커뮤니케이션의 손실을 방지할 수 있다.
2. 수신자 다시 보기
의외로 많은 사람이 수신자를 살피지 않는다. 때로는 정작 받아야 할 사람을 빼놓고 보내는 경우도 있다.
이메일에는 ‘To’, ‘CC’, ‘BCC’가 있다. ‘To’는 수신자를, ‘CC’는 참조자를, 그리고 ‘BCC’는 숨은 참조자를 말한다. 정확한 분류는 다음과 같다.
- 수신자: 내 이메일을 읽고 행동하거나 반응을 보여야 하는 사람
- 참조자: 상사나 기타 유관부서
이메일을 열었을 때, 내가 참조자로 되어 있으면 아무래도 그 시급성을 덜 느끼게 된다.
내가 모시던 상사는 이메일 수신자 리스트도 직급·직책에 따라 하나하나 순서대로 넣었다. 실제로 내게 날아오는 이메일의 수신자 순서를 보면 참 재밌다. 나를 어느 정도 위치로 생각하는지, 수신자와 참조자가 깔끔하게 정돈되어 있는지를 보는 눈이 생겼다. 그게 일하는 역량의 전부를 이야기하지는 않을 것이다. 하지만 깨끗하게 정돈된 모습을 선호하는 게 사람의 본성일 것이다.
3. 문단 구분하기
글을 잘 쓰거나 못 쓰는 것보다 더 중요한 게 있다. 바로 문단을 잘 나누는 것이다. 문단은 곧 ‘맥락’이라고 볼 수 있다. 맥락을 잘 나누면 커뮤니케이션의 효율성이 올라간다. 맥락 나누기에는 두 가지 목적이 있다.
- 한눈에 보기에 깔끔하게 정돈된 느낌 주기
- 맥락을 따라가며 읽는 사람이 잘 이해할 수 있도록 하기
내가 쓰는 이 글도, 읽는 사람을 고려하여 문단을 나누고 있다. 빽빽하게 앞뒤와 위아래가 구분되지 않는 글보다는, 잘 나뉜 문단으로 이루어진 이메일이 훨씬 읽기 좋다. 그래서 이메일은 다 쓰고 나서 전체적으로 살펴보는 것이 좋다. 그러면 읽는 사람 입장에서 크게 도움이 될 것이다.
4. 이미지 크기 조정
간혹 이메일 본문 중간에 거대한 이미지가 툭 튀어나올 때가 있다. 그러면 글 읽기를 멈추고 우측에서 스크롤을 내려야 한다. 받는 사람을 고려하지 않은 이미지 첨부다. 또는, 이미지 자체는 잘 붙였는데 그 크기가 제각각인 경우도 있다.
이러한 경우에는 나에게 테스트 메일을 보내면서 이미지 크기를 조정해 보는 것이 좋다. 이미지 첨부는 크기를 어느 정도로 조정했을 때 최적화가 되는지 파악하면 고정값을 정할 수 있으므로, 요긴하게 사용할 수 있다. 다만 이럴 시간이 없다면, 아예 파워포인트로 이미지를 모아 적용하는 것이 낫다.
5. 기타 꿀팁들
이것은 작가로서 실제로 사용하는 퇴고의 방법이다. 이것을 이메일에 적용해보면 아래와 같다.
- 맞춤법은 기본으로 살핀다.
- 여러 번 읽는다. 바쁘면 단 두 번이라도.
- 소리 내어 읽는다. 이메일 전체를 그럴 수 없다면, 중요하게 생각하는 부분이라도 읽자.
- 다른 환경에서 읽는다. PC로 썼다면 모바일로, 모바일로 썼다면 PC로.
간혹 아주 중요한 메일을 써야 할 때가 있다. 그것이 내 업무 성과의 성패를 좌우하고, 업무 역량을 만인에게 알리는 것이라면? 작가의 시각으로 모든 수단을 사용해봐야 한다. 메일을 읽을 사람들을 위하여, 더 나아가 나 자신을 위해서 말이다.
원문: 스테르담의 브런치
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