직장인의 스트레스는 늦은 퇴근 시간과 과중한 업무일 것이다. 언제나 입버릇처럼 “바쁘다”, “정신없다” 등의 말만 되풀이하는 사람이 있는 반면에 언제나처럼 한가하게 일을 하는 사람도 있을 것이다. 이러한 불평등하고 불균형적인 근무 양극화는 여러 가지 요인으로 인해서 야기된다.
그 배경으로 첫째로 회사의 잘못된 인적 자원 배분을 들 수 있다. 객관적이고 통찰적인 방법에 의한 추가 인원 채용 및 부서 이동이 아닌, 개개인의 보고 성향과 방법에 따라서 인원 배치가 이루어지게 되는 경우가 많이 있다. 힘들지만 묵묵히 일하는 부서 또는 사람에게는 더 많은 일들이 주어지고, 쉽고 적은 양의 일을 하더라도 많은 소음을 내는 사람에게는 더 적은 일들이 주어지는 경우가 많이 있다.
두 번째 배경으로는 윗사람의 업무 방법에 따른 차이를 들 수 있다. 여러 가지 유형의 상사가 있는데 좋은 상사가 있는 반면 그렇지 않은 사람들도 많이 있다. 이런 사람들이다.
- 자신의 일을 넘기는 상사
- 방향 제시도 안 하면서 열심히 만든 보고서를 퇴짜만 놓는 상사
- 자신의 일이 늦게 끝나면 부하직원의 퇴근 시간도 늦어지게 만드는 상사
이런 상사들 밑에서 한 번이라도 일해본 사람이라면 이분들 밑에서 칼퇴하기란 결코 쉽지 않다는 것을 알 수 있을 것이다.
세 번째 배경으로는 개개인의 능력차를 들 수 있다. 아무리 어려운 일이라도 그 방법을 꿰뚫어 보고 쉽게 일을 처리하는 사람이 있는 반면에, 쉬운 일이라도 일을 어렵게 처리하는 사람이 있다.
칼퇴하고 싶은가? 쌓여 있던 문제를 해결해 보자!
이 모든 배경들은 쉽게 해결하기 어려운 문제들이다. 하지만 딱히 방법이 없는 것만은 아니다. 그 방법들은 아래와 같다.
- 첫 번째, 정확한 업무 분장이 필요하다.
정확한 업무 분장 없이는 정확한 퇴근 시간도 없다. 부서 내 사수 부사수는 하나의 주어진 업무에서 부사수는 그저 사수의 업무 지원일 경우가 많이 있다. 이러한 경우에도 사수와 부사수의 임무는 나뉘어야 한다.
가끔 업무의 중요도를 따지며 중요한 업무이기 때문에 메인만 사수가 처리하고 나머지 부수적인 일들은 부사수에게 시키는 경우도 종종 있다. 하지만 부수적인 일들이 일처리량이 많은 경우가 훨씬 많다. 업무 간의 중요도에 따른 업무량 차이는 발생되어서는 안 된다.
각 부서 간에서도 자신들이 하는 업무에 대해서는 정확한 분장이 이루어져야 하며, 이러한 분장이 어려운 업무에 대해서는 자문의원을 통한 의견 조율이나 인터넷을 통해 타회사의 업무분장 내용을 참고하면 좋다. 눈치를 보면서 퇴근을 못 하는 경우는 이렇게 업무에 대한 뚜렷한 경계선이 없을 때 발생하기 때문에, 자신의 일을 마무리 다 한 상태에서도 퇴근을 못 하는 경우가 많다. 하지만 뚜렷한 자기 업무 경계선을 만들게 된다면, 자기 일만 마치게 되면 칼퇴근 하더라도 눈치 볼 일은 없다. 이러한 방법은 실질적인 해결책이 될 수 있다.
- 두 번째, 심리적인 원인에 대한 해결책이다.
빠르게 자신의 일을 마치더라도 다른 부서원들이 일이 밀려서 퇴근을 못 하고 있다면, 자신만 퇴근하기 어렵다. 만약 다른 동료들을 놔두고 먼저 퇴근하게 된다면 직장 동료들은 칼퇴하는 사람을 원망하거나 자신보다 일을 적게 한다고 생각한다. 대부분이 이렇게 생각하기 때문에 자신의 업무를 빠르게 마친 사람들도 퇴근을 못 하는 경우가 있다. 똑같은 일을 하더라도 빨리 끝내는 사람이 있고 늦게 끝내는 사람이 있기 때문에 이러한 경우에는 억울하다고 볼 수 있다.
이 상황을 해결하기 위해서는, 자신이 하고 있는 일에 대해서 업무 내역을 만들어서 다른 동료들과 공유하는 것도 좋은 방법이다. 한 번쯤은 자신의 일에 대한 리스트를 만들어서 업무 정리를 하는 것이 필요하다. 자기 자신부터 정리가 되어야지 다른 사람에게도 자신의 업무와 업무량 등을 조리 있게 설명할 수 있으며, 자기 자신 스스로 납득하게 된다면 더 이상 남들의 이목 따윈 신경 쓰지 않게 될 것이다.
- 세 번째, 개인의 능력치를 올리는 것이다.
그렇게 어려운 일은 아니다. 예를 들어, 대부분의 회사에서는 엑셀을 사용하고 있다. 엑셀을 사용하지만 엑셀의 기능을 100분 활용하는 사람은 지극히 드물다. 엑셀의 기능만 잘 활용한다면 업무효율이 뛰어나게 향상될 것이며, 처리 속도도 빨라져서 당연히 퇴근 시간도 앞당겨질 것이다.
엑셀 활용에 대한 강의나 교육은 온라인이나 오프라인에서 쉽게 참여할 수 있다. 업무에 필요할 만한 프로그램 교육이나 담당하는 분야에 대한 공부는 개인의 능력을 높여줄 것이다. 효율도 높이고 업무 평가에도 좋게 반영될 것이다.
- 네 번째, 스케줄링과 자동화를 활용한다.
이 방법은 조금은 어려울 수도 있다. 직장생활이 항상 바쁘지만은 않다. 한참 여유로울 때도 있으며, 어느 한 시점에만 바빠지는 경우도 많다. 한 주의 시작 또는 월말 결산 등의 업무는 아무리 노력을 하더라도 퇴근 시간을 앞당길 수 없을 것이라고 단언한다.
이때 필요한 것은 스케줄링이다. 일단은 스케줄링을 통해서 자신의 한 달 일정에 대해서 정리를 해보자. 회사의 업무는 한 달 간격으로 업무가 반복되는 경우가 많이 있다. 일정을 정리하다 보면 부하가 걸리는 업무를 찾을 수 있을 것이다. 그 일로 인하여 한 달 중 꽤 많은 시간을 할애하는 것이다. 만약에 그 부하가 걸리는 업무를 쉽게 처리할 수 있다면 어떨까?
무엇보다도 중요한 건 자동화다. 자동화를 하기 위해서는 ERP나 자동화 프로그램이 필요하다고 생각하지만, 엑셀만 잘 사용해도 그 어떤 ERP 프로그램보다 효율적으로 활용이 가능하다.
필자는 기존에는 일주일 넘게 작업하던 월말 정산 작업을 단 10분 만에 끝낼 수 있는 엑셀 프로그램을 만든 적이 있다. 그 프로그램을 만들기 위해 한 달을 고생했지만, 월말 정산을 하던 그 시간에 다른 업무를 할 수 있기 때문에 한 달 내내 칼퇴가 가능하게 되었다.
모든 현장과 업무에 위와 같은 방법이 공통적으로 통용이 안될 수 있지만, 상황에 맞게 활용하시길 바랍니다.
원문: Rio의 브런치
