업무를 하다 보면 이메일을 쓰는 경우가 많다. 이때 술술 읽히는 이메일이 있고 두 번, 세 번 읽어도 무슨 내용인지 파악이 안 되는 이메일이 있다. 당연히 한 번 읽었을 때 어떤 내용인지 파악이 쉬운 이메일이 훨씬 더 빨리 회신받을 확률이 높다. 반면에 내용 파악이 어려운 이메일은 어떻게 답장해야 하는지 고민하다가 우선순위에 밀려 결국 잊고 지나치게 만드는 경우가 있다.
일과 시간 중 이메일 업무에 꽤 많은 시간이 소요된다. 이 시간을 절감하고 칼퇴하기 위해서는 수신자와 발신자가 확실하게 커뮤니케이션할 수 있도록 이메일 작성 스킬을 쌓고 디테일을 챙기는 습관을 만들어야 할 것이다. 이메일로 핑퐁 치는 것만큼 시간 낭비하는 건 없으니깐.
이처럼 이메일을 어떻게 작성하느냐에 따라 그 사람의 업무 숙련도나 전문성을 파악할 수 있다. 이메일 작성하는 사소한 디테일을 놓쳐 비즈니스를 망치는 경우가 없도록 다음과 같은 방법을 소개한다.
용건만 간단히
이메일을 작성하며 가장 중요하게 생각해야 하는 것은 ‘어떻게 하면 가장 간결하면서도 내용을 충실하게 잘 전달할 수 있을까?’다. 다른 사람에게 용건을 전달할 때는 간단하게 결론만 말하는 게 효과적이다. 긴 글을 보기만 봐도 거부감이 생기기 마련이다. 메일에 요점과 상관없는 정보는 과감하게 삭제하고 간단명료하게 글을 작성해야 한다.
제목은 눈에 띄게
수신자가 이메일을 확인할 때 가장 먼저 보는 것은 제목이다. 때문에 제목에서 차별성을 두어 작성하는 것은 이메일 작성에 아주 좋은 방법이다. 제목만 봐도 해당 업무의 중요성이나 내용을 파악할 수 있도록 작성해야 한다. 예를 들어,
[긴급] 내용내용내용내용내용내용내용
[중요] 내용내용내용내용내용내용내용
제목에 이런 식으로 이 업무가 당장 처리해야 할 업무인지 아니면 여유 있게 처리해야 할 업무인지 수신자가 파악할 수 있게 표시를 해주는 것이 좋다. 또한 추후 이메일 수신자가 해당 업무를 검색할 때 용이하도록,
[회사이름] 내용내용내용내용내용내용
[프로젝트명] 내용내용내용내용내용내용
이런 방식으로 소속을 제목을 작성한다면 굉장히 센스 있는 제목이 될 수 있다.
이메일 주소는 심플하면서 임팩트 있게
신입사원들이 가장 흔하게 하는 실수가 본인들의 이메일 주소를 어렵게 만드는 것이다. 업무를 하다 보면 자신의 이메일을 대화로 불러줘야 하는 경우가 굉장히 빈번하다. 이메일 주소가 어려울 경우에는 두 번, 세 번이나 다시 이메일 주소를 불러줘야 해서 서로가 진을 빼는 경우를 만들기도 한다.
이메일 주소를 만들 때는 본인의 영문 이름 약자로 작성하는 것이 가장 쉬운 방법이다. 좀 더 욕심내면 상대방에게 이메일 주소를 확실하게 각인하기 위해서 본인의 이름의 특징을 살린 단어를 활용한다거나 흔히 아는 중학생 수준의 영어 단어를 활용하는 것이 좋다. 내가 본 이메일 주소 중 기억에 남고 탐나는 주소는 아래와 같다.
이처럼 쉽게 이메일을 작성하면 설명하기도 쉽고 상대방의 머릿속에 각인하기도 쉽다. 참고로 이메일 주소에 생년월일은 적지 말자. 업무를 하며 굳이 나이를 공개할 필요는 없으니깐.
첨부파일은 가장 먼저 넣어놓기
첨부파일을 누락해 재송부 드립니다.
이메일을 작성하면서 첨부파일을 누락해 동일한 내용으로 두 번 이상 보낸 경험이 있을 것이다. 사람이다 보니 이런 실수는 할 수 있다. 그러나 이런 실수를 최소화하기 위해서는 첨부파일을 미리 업로드하고 본문을 작성하는 것이 바람직하다.
데드라인은 명확하게
이메일은 대면으로 업무를 하는 것이 아닌 텍스트를 통한 커뮤니케이션이기 때문에 오해가 발생하기도 하고 처리 기간에 딜레이가 발생한다. 때문에 이메일을 작성할 때 ‘무엇을, 언제까지, 어떻게 해주길 바라는지’ 명확하게 명시하는 것이 좋다. 여기서 가장 중요한 것은 기한이다. 일자를 년, 월, 일(요일)까지 명확히 명시해 업무에 차질이 발생하지 않도록 관리하는 것이 중요하다.
참조인(cc)을 적절하게 활용하기
참조인(cc)은 수신자 이외에 해당 내용을 숙지해야 할 사람 혹은 관계자를 의미한다. 보통 참조인이 회신하진 않지만 추가적인 의견 혹은 수정사항이 있을 경우 회신하기도 한다. 이메일을 수신자에게 작성할 때 참조인도 함께 이 상황을 공유하니 참조인의 상황도 함께 고려해 작성할 수 있도록 유도한다. 예를 들면 연차가 적어 상대적으로 상대방에게 업무를 지시할 카리스마가 부족할 경우, 참조인에 상급자를 걸어 강제성을 부여할 때 유용하게 사용할 수 있다.
서명은 필수
서명은 이메일 본문 끝부분에 발신자의 기본 정보가 담긴 이미지 혹은 텍스트를 의미한다. 보통 서명에는 발신자의 소속 직위 연락처 등이 담으면 된다. 서명을 통해 수신자가 문의 사항이 있을 경우 더 수월하게 연락하는 데 도움을 준다. 서명에 감사의 표현도 함께 추가하면 상대방에게 훨씬 더 좋은 인상을 심어줄 수 있다.
원문: 김화초의 브런치
