※ Fast Company의 「Use these 5 scheduling methods when a to-do list just isn’t working」을 번역한 글입니다.
모든 사람은 자신의 생산성을 높이기 위한 궁극의 방법을 늘 찾습니다. 때문에 세상에는 자신이 바로 그 ‘완벽한 방법’이라 말하는 수많은 기법이 있습니다. 하지만 사람은 모두 다르며, 누구에게나 맞는 방법이란 존재하지 않습니다. 한 사람에게 적합한 방법이 다른 사람에게는 전혀 통하지 않을 수 있다는 것입니다.
아래는 여러분들이 시도해볼 수 있는 다섯 가지 특별한 생산성 기법입니다. 어떤 것은 매우 당연해 보이며, 어떤 것은 다소 극단적으로 보이기도 합니다. 중요한 것은 당신에게 맞는 방법을 찾는 것입니다.
1. 시간 할당법 Time-Blocking Method
시간 할당법은 특정한 작업을 마치기 위해 미리 특정한 시간을 배정해 놓는 방법입니다. 이를 위해서는 해야 할 일을 정확히 알아야 하고 어느 정도의 시간이 걸릴지 예상할 수 있어야 합니다. 이제 그 일을 일정표의 적절한 시간에 배치하기만 하면 됩니다.
시간을 나눌 때는 능동적 시간과 수동적 시간을 구분해 놓는 것이 필요합니다. 능동적 시간은 반드시 해야 할 일을 배정하는 시간입니다. 중요한 프로젝트나 문서 작업, 다음 제품에 대한 기획 등 집중이 필요한 일이 여기에 해당합니다. 수동적 시간은 이메일이나 즉석 회의처럼 다른 이의 요구에 대응하거나 수시로 발생하는 일을 위한 시간입니다.
예를 들어 업무의 첫 두 시간 동안 가장 어려운 일을 마친 다음, 오후에 이메일을 처리하는 방식이 가능합니다. 이를 통해 방해받지 않는 시간과 전화나 이메일을 처리할 시간을 모두 얻습니다. 이 방법은 당신이 시간을 어떻게 사용하는지, 그리고 언제 그 일을 마칠 수 있는지 분명히 알려주는 장점이 있습니다.
일반적인 할 일 목록 방식은 해야 할 작업을 정리할 수 있게 해주는 반면, 시간 할당법은 작업의 정리와 각 작업을 마칠 시간또한 정리할 수 있게 해줍니다. 한정된 시간 내에 정해진 작업을 마쳐야 한다는 압박감은 업무에 대한 집중력을 높여주기도 합니다.
2. 가장 중요한 작업 방법 Most Important Task, MIT
MIT 기법은 중요한 일에 집중하게 만드는 방법입니다. 길고 긴 할 일 목록을 만드는 대신 하루 중 반드시 해야 할, 그리고 계속 신경 써야 할 셋 이내의 업무만을 정하는 것입니다. 이 세 가지 일 외에 다른 일을 하지 말라는 것이 아니라, 이 일을 마치기 전에는 다른 일을 하지 말라는 것입니다.
실제로 대다수 사람은 반드시 해야 할 두세 가지의 일만 있습니다. 물론 우리의 관심을 요하는 수없이 많은 일이 있지만 대부분 치명적으로 중요한 것은 아닙니다. 핸드폰의 메시지나 이메일은 지금 당장 답을 요구하지는 않습니다. 당신에게 가장 중요한 일을 제대로 마치는 게 나머지 일보다 더 중요합니다.
일단 세 가지 이내의 업무를 결정했다면, 그 일을 가장 먼저 하기 위해 노력합니다. 이를 통해 다른 신경 써야 할 일이 생기기 전에 그 중요한 일을 처리할 수 있습니다. 이 방법은 앞서의 시간 할당법을 적용해 오전 첫 업무를 가장 중요한 일을 하는 식으로 응용할 수 있습니다. 가장 중요한 일을 마친 다음 이메일, 전화, 회의 등을 하는 것입니다.
3. 포모도로 기법 Pomodoro Technique
포모도로 기법은 짧은 시간 동안 높은 집중력을 발휘해 일한 다음 잠깐의 휴식을 주는 방법입니다. 이 방법을 사용하기 위해 필요한 것은 타이머밖에 없습니다. 이 방법으로 큰일을 짧은 시간 간격으로 나누어 처리할 수 있습니다. 구체적인 방법은 다음과 같습니다.
- 할 일을 고른다.
- 25분 타이머를 설정한다.
- 타이머가 울릴 때까지 집중한다.
- 5분 정도 휴식을 취한다.
- 위 세션을 네 번 반복한 다음 15분에서 30분 정도의 조금 긴 휴식을 취한다.
이 방법은 충분한 휴식을 취하면서도 엄청난 시간 동안 집중력을 유지하게 해줍니다. 상대적으로 짧은 집중 시간은 정신적으로 피로를 느끼지 않으면서도 이를 반복할 수 있게 만들어줍니다.
하지만 이 방법에도 단점이 있습니다. 포모도로 기법은 한 세션 동안 계속 집중을 유지하기를 요구하기에, 동료가 갑자기 무언가를 부탁했을 때 이를 거절하거나 부탁을 들어준 후 한 세션을 다시 시작해야 합니다.
4. 90분 집중법 90-minute Focus Technique
사람은 아일주기 리듬(ultradian rhythm)이 있는 것으로 알려졌습니다. 하루 중에도 이 리듬에 따라 가장 에너지가 넘치는 시간과 그렇지 않은 시간이 정해집니다. 90분 집중법은 에너지가 넘치는 시간을 이용하는 방법입니다. 곧 90분 동안 집중한 다음, 20분에서 30분 동안 휴식을 취합니다. 1993년 이루어진 한 연구에서 앤더스 에릭슨은 이런 휴식이 반드시 필요함을 보였습니다.
대다수 사람은 자신의 자연적인 리듬을 무시하고 커피와 같은 외부 자극을 이용해 에너지가 부족한 시간을 견딥니다. 그러나 에너지가 다시 사라지는 오후 2시 반 쯤 되면 이 방법은 더 이상 통하지 않습니다. 90분 집중법은 가장 에너지가 넘칠 때 가장 생산성을 높일 수 있는 일을 하는 것입니다. 또한 신체를 이기는 대신, 몸의 요구를 따르는 것입니다.
물론 이 방법에도 단점이 있습니다. 직장 상사가 들어왔을 때, 바닥에 누워 휴식을 취하는 당신을 보면 아무리 당신의 아일주기 리듬을 설명한다 하더라도 한계가 있을 겁니다. 또 어떤 업무는 당신의 상태와 무관하게 빠르게 마쳐야 합니다.
하지만 당신이 당장 시급한 일이 없다면 이 자연의 리듬을 따르는 것을 생각해보세요. 당신이 정확히 90분의 주기를 따르지는 않을지 몰라도 몇 주 동안 하루 중 에너지가 넘치는 시간을 관찰하다 보면 당신에게 맞는 패턴을 찾을 것입니다.
5. 다상수면 기법 Polyphasic Sleep
이 방법은 다소 기이한 방법으로 소수의 사람들에게만 맞을지 모릅니다. 하지만 당신이 그 소수에 속한다면 생산성을 크게 높일 수 있습니다. 대부분의 사람들은 단상수면(monophasic sleep), 곧 하루에 한 번 잠을 잡니다. 어떤 이들은 이상수면(biphasic sleep)을 취하며 새벽에 4시간, 늦은 저녁에 4시간의 잠을 잡니다.
다상수면을 취하는 이들은 하루 중 짧은 시간 동안 여러 번 잠을 자는 이들로, 전체 수면 시간은 더 작으면서도 생산성은 매우 높습니다. 한 번 잠을 자는 시간은 사람에 따라 다르며, 어떤 이들은 겨우 20분 길이의 낮잠을 자는가 하면, 어떤 이들은 적당히 긴 시간의 한 번의 수면과 이를 보충하는 여러 번의 낮잠을 자기도 합니다.
물론 이 방법은 명백한 단점이 있습니다. 스티브 파블리나는 가족들과 함께 살면서 이런 패턴의 수면을 취하는 것이 얼마나 어려운지 쓰기도 했습니다. 또 이 방법을 취하는 이들이 수면 시간을 놓칠 경우, 생산성이 크게 떨어지는 문제도 있습니다.
하지만 이 방법을 잘 사용하는 이들은 남보다 훨씬 더 많은 시간 동안 일할 수 있습니다. 만약 하루 네 시간만 잠을 잔다면 1주일에 남들보다 28시간이 더 생기는 것입니다.
이상적인 조합을 찾을 것
위의 방법들의 어떤 조합이 자신만의 생산성 기법이 될 수 있습니다. MIT 기법은 시간 할당법과 잘 맞으며, 포모도로 기법은 90분 집중법과 비슷합니다. 다상수면 기법은… 뭐, 당신에게는 맞을 수도 있습니다. 가장 중요한 것은 어쨌든 하루를 계획해야 한다는 것입니다. 『에센셜리즘(Essentialism)』을 쓴 그렉 맥커운은 이렇게 말합니다.
스스로 자신의 삶에서 우선순위를 결정하지 않으면, 다른 사람이 정해주게 된다.
하루를 계획함으로써, 삶의 우선순위를 결정하는 사람이 될 수 있습니다.
원문: 뉴스페퍼민트
