여러분은 회사에 막 입사했던 병아리 시절에 어떠셨나요? 저는 엄청나게 버벅거리고 헤맸더랍니다. 지금도 그러고 있지만 그때는 좀 상태가 심각했습니다. 늘 그때만 생각하면 부끄러워집니다. 회사에 들어오면 팀 막내로서 자질구레한 일들부터 자연스럽게 하게 됩니다. 들어오자마자 굵직한 업무가 주어지기보다는 운영성 업무 위주로 하게 되죠. 난도가 낮고 하던 대로 하면 되는 일들입니다. 이른바 팀 서무 업무죠. 주간보고 수합, 법인 카드 전표관리, 각종 팀으로 떨어지는 자잘한 일들도 참 많습니다.
막내 때는 일을 배워야 한다고 선임들이 여기저기 데리고 다니면서 회의 참석도 많이 하게 되는데요. 회의 전후로 막내가 챙겨야 할 일도 참 많았습니다. 회의 전에는 회의 자료 출력, 빔프로젝터랑 파일 준비, 음료수 세팅, 동선 체크 등등이 있고 회의 이후에는 회의록을 작성해서 참석자 간 공유하는 일이 있었습니다.
다른 일이야 몸으로 하면 되니 어떻게 어떻게 하겠는데, 회의록 작성은 옛날부터 선임들에게 많이 혼난 단골 종목이었습니다. 일단 혼내면 왜 혼나는지도 모르고 잘못했다고 하기 바빴습니다. 좀 억울한 게 회의록 작성에 드는 시간이 정말 엄청났거든요. 녹음한 다음에 다시 한번 듣는 것도 시간이 엄청나게 들고, 그걸 요약해서 다시 회의록 양식에 맞춰 쓰는 데 드는 시간도 오래 걸렸죠.
그렇다고 회의록을 이렇게 써라 라고 친절히 가르쳐주는 선배가 있던 것도 아니어서 제 회의록 스킬은 실로 오랫동안 제자리걸음이었습니다. 그러다가 저도 어느덧 짬이 차서, 제가 주도적으로 프로젝트를 해 보기도 하고, 남들이 쓴 회의록을 볼 일도 많아지면서 제가 뭐가 문제였는지 알게 되었습니다. 더불어 회사의 구조적 문제가 있다는 것도요. 회의록에 대한 단상입니다.
1. 잘 쓴 회의록은 업무 맥락을 꿰뚫고 있어야 가능하다.
회의록은 속기록이 아닙니다. 그런데 저는 속기록을 쓰고 있었습니다. 제 문제점은 이 한 줄로 요약되는 것 같습니다. 어릴 때는 회의에 참석해서 오고 가는 말 한마디 한마디가 모두 중요하게 느껴졌습니다. 회의 참석자의 Role과 그간 업무 경과를 모르니 더욱 그렇습니다. 회의 목적이야 선임에게 들었다고 해도, 이를 위해 얻어내야 할 구체적인 부분들이 무엇인지 역시 보이지 않습니다.
잘 쓴 회의록은 위의 요소들을 모두 인지하고 있는 사람이 쓸 때 가능합니다. 일단 문장에 군더더기가 없게 됩니다. 이 말은 글자로 남겨야 될 사항과 그렇지 못한 점들을 구분할 수 있다는 뜻입니다. 대단히 중요한 포인트입니다.
2. 회의록이 진짜로 필요한 상황은 꽤 위중한 경우다.
당연한 말인데 되새겨 볼까요? 회사 내부의 회의이든 외부의 회의이든 쟁점에 대해 잘 합의가 되었다면 굳이 회의록이 필요하지 않은 경우도 많습니다. 참석자들이 다 이해하고 합의하고 있다면, 이후에 회의록이 공유되어도 읽어보지 않는 경우도 많죠. 회의록을 회의 이후에 자꾸 열어보는 경우라면, 또 회의록 문장에 여러 사람이 이런저런 의견을 다는 경우라면 이는 위중한 상황(?!)이라는 뜻입니다. 나중에 다른 말을 할 수 있는 상황이니 명확히 해야 하는 거죠.
회사 어린이 시절에는 이것 때문에 여러 장단에 춤을 춰야 했습니다. A부서와 회의 후 들은 대로 (정말 들은 대로) 회의록을 정리해서 배포하니 바로 A부서 선임의 전화가 옵니다. 한참 깨지고 수정하면 이번에는 B부서 선임의 전화가 옵니다. 서로 말이 막 다르죠. 한국말은 듣기에 따라 다양한 해석이 되는 경우가 많습니다. 가령 회의 석상의 분위기로는 “의견이 없었다 = 동의” 였는데 막상 회의록에 그런 뉘앙스로 기재하면 아니라고 하는 경우죠. 회의록 담당자는 집에 가고만 싶어 집니다.
3. 회의록 양식은 중요한 게 아니었다.
이것도 제가 빠졌던 큰 오류중에 하나인데요. 회사의 번쩍거리는 (뭔가 멋있어 보이는) 회의록 양식에 집착했습니다. 이게 무슨 말인고 하니, 내용보다는 보이는 형식에 집착한 거죠. 가능하면 한 장 안에서 주요 사항을 Summary 하고 꼭 필요한 내용을 뒤에 붙이고자 했는데, 한 장에 압축하다 보니 서술어의 주어가 이상하게 생략이 됩니다.
문장을 쓴 저는 ‘제가 뭘 쓰고자 했는지’ 아니까 이 문장이 이상해 보이지 않는데 모르는 사람이 보면 이상하게 보입니다. 예를 들면,
원래 하고 싶었던 말
X마케팅 비용은 A부서의 예산으로 사용하기로 하나 A부서의 Y 마케팅 비용이 과도할 경우 B부서의 Z 예산을 전용해서 사용하기로 A, B부서장 모두 합의함
회의록에 축약하는 말
A부서 예산을 사용하되 부족분 발생 시 B부서 예산을 사용키로 합의함.
(요정도에서 끊어야 문장이 다음 줄로 안 내려가기에) 문장은 줄일수록 깔끔해지긴 하지만 마구 잘라내면 안 줄임만 못합니다. 뭘 줄이고 뭘 넣어야 할지 알아야 하는데 그때는 그걸 몰랐습니다. 업무 전반을 알아야 보입니다.
4. 결론 : 중요한 회의록일수록 회의 참석자 중 최상급자가 쓴다면 어떨까
위에서 말씀드린 내용을 종합해서 제가 드리고 싶은 오늘의 결론입니다. 회의록은 막내에게 맡길 업무가 아니라는 거죠!
- 회의 맥락에 맞추어 회의의 결과를 효과적으로 빠르게 축약할 수 있는 사람
- 회의 내용에 대해 참석자들의 이견을 빠른 시간 내에 조정하여 참석자 전체의 업무시간을 빼앗지 않을 수 있는 사람
- 회의록에 연연하지 않고 메일 본문에 붙여서 빠르게 공유할 수 있는 사람.
이를 종합할 때 적임자는 막내가 아니라 최상급자가 아닐까 싶습니다. 사실 회의록은 잡일 같지만 경우에 따라 엄청나게 중요한 업무가 될 수 있습니다. 각 회사의 임원 간에 만나 회의를 했다면 어떨까요. 회의록으로 결정사항을 남기는 것은 일종의 조선시대 사관과 같은 느낌마저 듭니다. 자, 임원 및 관리자 여러분 오늘부터 회의록을 직접 써 보시는 건 어떨까요?
