안녕하세요, 소미영어입니다. 어렸을 때부터 쭉 한국에서 자라 대학교까지 나온 뒤 외국계 회사에 신입사원으로 들어갔습니다. 비즈니스 영어 이메일을 작성해본 적이 한 번도 없는 데다가 한국 교육 시스템에서 방법을 가르쳐주지도 않으니 처음에 “어떻게 해야 잘 작성할 수 있지?” 정말 많이 고민했습니다. 하지만 업무를 진행하려면 영어 이메일은 제대로 써야 하고…
그래서 비즈니스 영어 이메일을 작성할 때 제가 사용한 4단계와 기본 구조를 알려드리겠습니다. 영어 이메일을 자주 작성해보았다면 크게 필요한 과정이 아니겠지만 아직 영어 이메일, 더 나아가 비즈니스 이메일을 작성하는 게 어색하고 어렵게 느껴진다면 이제부터 소개할 프로세스를 활용해보세요. 더 좋은 이메일을 쓰는 데 도움 될 수 있습니다.
1. 글 쓰는 목적을 정하기
누구에게 이메일을 보낼 때는 먼저 체계적으로 글을 쓸 프로세스를 만들어 놓은 다음에 그 과정대로 글을 쓰는 것이 좀 더 나은 글을 쓰는 데 도움이 됩니다. 즉 글을 작성하는 목적이 분명해야 합니다. 어떤 글이든 목적이 필요하지만 특히 비즈니스 이메일에서는 분명한 목적이 더더욱 중요합니다.
누가 내 글을 읽는지, 그래서 어떤 목적으로 글을 쓸지 가장 먼저 정해야 합니다. 분명한 목적이 있는 글을 바로 쓰는 것이 어렵다면 아래 예시와 같은 질문들에 답을 하면서 목적을 찾아가시는 것이 도움이 되겠습니다.
- 이 이메일의 목적은 “_______________”이다.
- 이 문서의 목적은 “______________”이다.
- 이 이메일은 “____________”를 하기 위해서 작성한 것이다.
- 내가 글을 쓰는 목적은 “_______________”이다.
문장의 빈칸에 답을 넣으면서 내가 보내는 이메일의 목적을 분명하게 확인하기 작업이 필요합니다.
2. 정보를 구조화하기
일반적으로 이메일은 간단한 내용을 의사소통할 때 활용하기 때문에 마인드맵까지 그릴 필요는 없습니다. 그러나 만약 ‘이메일에 작성하려는 내용이 좀 복잡해서 감이 안 잡힌다’는 생각이 들면 학교 다닐 때를 떠올리며 마인드맵을 활용해 이메일로 보낼 내용을 구조화하는 게 바람직하겠습니다. 마인드맵 과정을 거치면 이메일로 전달할 정보를 좀 더 빨리 정리할 수 있습니다.
3. 이메일 초안 작성하기
간단한 이메일이면 바로 작성해서 보내도 되지만 높은 사람에게 보내는 메일이거나 복잡한 내용의 이메일을 작성할 때는 먼저 초안 메일을 작성하고 보내기 전에 다시 한번 확인하는 게 좋습니다. 처음 이메일을 쓸 때 발견하지 못했던 오타나 어색한 문장을 두 번째 체크할 때 확인하기도 합니다.
다만 비즈니스에서 주고받는 영어 이메일은 학교에서 영어 글쓰기를 할 때와는 달리 완벽한 문법을 중점적으로 보는 것이 아니기 때문에 “문법적으로 완벽한 이메일을 작성해야지”라고 생각하기보다 “상대방이 나의 의도를 이메일을 보고 잘 파악할 수 있는가?”를 염두에 두고 작성하는 게 좋습니다.
물론 영어 이메일을 작성할 때 문법이 너무 많이 틀리면 좋지 않지만 그보다는 상대방과의 원활한 의사소통과 이메일을 통한 업무의 진행이 훨씬 더 중요하다고 할 수 있겠습니다.
4. 쉬운 단어와 쉬운 문장 사용하기
영어 이메일에 사용하는 문장은 절대로 학문적이고 어려운 게 아닙니다. ‘너무 쉬운 문장을 사용하면 내가 영어를 못 한다고 상대방이 생각하지 않을까?’라는 의문이 들겠지만 절대 아닙니다. 아까도 말씀드렸듯 원활한 의사소통이 가장 중요하기에 오히려 짧고 깔끔하게 문장을 작성하는 것이 좋습니다. 체크할 항목을 몇 가지 적어보면 다음과 같습니다.
1) 짧은 문장 사용하기
학교 다닐 때는 영어 글쓰기를 배울 때 전치사를 써가면서 길게 영어 문장을 써야 “잘 썼다”고 선생님이 말씀하셨지만 비즈니스 세계에서는 다릅니다. 초등학생도 이해할 수 있게 짧고 간략하게 작성해주세요. 그래야 상대방이 내용을 잘못 파악할 확률을 줄일 수 있습니다.
2) 수동형 문장 피하기
수동형 문장은 문법적으로 틀린 것은 아니지만 상대방에게 무언가를 요청하거나 기본 비즈니스 이메일을 작성할 때 사용해야 하는 간결하고 분명한 문장과는 멀어집니다. 수동형을 사용하면 분장이 길어지니까요. 아래 문장을 보면 한국어로 보더라도 능동형 문장이 바로 이해하기가 더 좋죠?
- 능동형: We will give away over 500 prizes(우리는 500개 이상의 상을 나누어 줄 겁니다).
- 수동형: Over 500 prizes will be given away(500개 이상의 상이 나누어질 예정입니다).
3) 보편적인 단어 사용하기
현재는 잘 사용하지 않는 오래된 단어는 사용하지 말기 바랍니다. 이와 함께 굳이 넣을 필요 없는 문구는 넣지 않는 것이 좋습니다. 영어 문장에서 굳이 없어도 의미 전달에 문제가 없는 문구는 상대방에게 군더더기 표현으로 느껴집니다. ‘in view of the fact(사실의 관점에서)’ ‘in order to(~하기 위해서)’ ‘at a later date(차후 날짜에)’ 같은 문구는 그냥 보아도 일단 깁니다. 같은 의미라면 짧은 ‘because’ ‘to’ ‘later’ 같은 단어를 사용하는 것이 좋습니다.
마치며
영어 이메일을 작성하기 막막할 때는 오늘 소개한 4단계 프로세스를 활용해보기 바랍니다. 이와 함께 이번 글의 주제와 연관해서 영어 이메일을 쓸 때 추가적으로 도움이 될 만한 글 「비즈니스 이메일을 쓸 때 꼭 알아야 할 5가지 팁」도 참고하시면 좋겠습니다.
원문: 소미영어
