일주일 간격으로 업무 보고서를 쓰는 것만큼 재미없는 일도 없다. 물론, 이런 보고서는 계획했던 업무와 목표를 되돌아보고 윗사람에게 나의 ‘업적’을 알리는 도구로 쓸 수 있지만 많은 경우 자신을 포함, 아무도 거들떠보지도 않는 ‘이메일 소식지’ 같은 꼴로 전락하는 경우가 종종 있다.
실제로 몇 년 전 부하 직원 한 명이 자신의 주간 업적을 장문으로 써서 보내곤 했었는데, 어느 순간부터는 ‘자동 아카이브’를 해버린 사실을 고백한다. 그렇다고 아예 업무 보고서를 쓰지 않는다면 정보의 순환이 제대로 이루어지지 않아 그 나름대로 또 문제가 있다. 한마디로 계륵인 셈이다.
효과적인 업무 보고서는 다음과 같은 조건을 충족해야한다:
- 업무에 대한 핵심 내용 (경과/결과/문제점)을 포함
- 행동 (action oriented) 및 미래 지향적 (forward looking)
- 최대한 간결 (간결하지 않으면 쓰는 사람은 시간 낭비, 받아보는 사람은… 안 읽음)
업무 체크 리스트, 스니펫 (snippet), 아사나 리포트 (Asana) 등 다양한 업무 보고 프레임웍을 채택하고 사용해 봤는데, 개인적으로 ‘PPP’ 프레임웍이 가장 나랑 잘 맞는 것 같아서 수년간 계속 쓰고 있다.
말도 안 되게 단순하지만, 위의 조건을 모두 충족하기에, 나와 같이 복잡한 프로세스 싫어하고, 형식보다 본질에 집중하는 것을 좋아하는 사람들에겐 조직의 업무 보고 프레임웍으로 PPP를 추천한다.
PPP (Progress, Problems, Plan)
- Progress (지난 주 경과) – 신제품 출시 전략 사장단에 보고 및 피드백 받음, 홍보 자료 초안 외주사 전달
- Problems (문제점) – 베타 제품 관심도 목표보다 낮음 (예매율 목표치 대비 -20%)
- Plan (계획) -신제품 출시 전략 피드백 수렴 및 수정, 인지도를 높이기 위한 마케팅 추가 계획 고려
