상사가 보고서를 보고 가장 많이 하는 말은 뭘까? 아마도 이 말이 아닐까싶다. 나 또한 회사생활을 하면서 이 말을 가장 많이 들은 것 같다.
“그래서, 결론이 뭔가?”
“도대체 근거가 뭔가?”
보고서를 작성할 때는 분명 이 말들을 생각하며 썼는데, 어느 순간 머릿속에서 사라지고 보고서의 텍스트와 그림만 날아다닌다. 보고서 작성에 심하게 몰입하면 몰입할수록 이러한 경험을 더욱 자주한다.
‘그래서 결론이 뭔가?’ 혹은 ‘도대체 근거가 뭔가?’라는 이 말들이 머릿속에서 떠나지 않게 하려면 어떻게 해야 할까? 책상 앞에 붙여놓고 수시로 보면서 이 말들을 되새김이라도 해야 할까? 아니면, 보고서 작성 후에 이 말들을 다시 한번 검토해봐야지 하고 다짐이라도 해야 할까?
우리는 보통 ‘그래서 결론이 뭔가(So What)?’ 혹은 ‘도대체 근거가 뭔가(Why So)?’라는 말을 할 때 피라미드 구조를 이야기한다. 피라미드 구조는 논리의 기본 구조로 보고서가 논리적인 전개를 하고 있는지를 파악할 때 사용한다.
이러한 논리구조는 기본적으로 결론과 그에 따른 근거를 포함하고 있다. 상위단계에 결론이 있다면 하위단계에는 근거가 있어야 한다. 만약 결론은 있는데 근거가 없다거나, 근거는 있는데 결론이 없다면 논리구조에 문제가 있다.
피라미드 구조의 세 가지 요건
피라미드 구조의 요건은 세 가지다. 첫 번째 요건은 결론이 질문에 대한 ‘대답’이 된다는 것이다. 흔히 이야기하는 Key Question에 대한 답이 결론에 제시되어 있어야 한다. Key Question은 사업경쟁력 강화를 위한 방안은 무엇인가였는데, 대답은 A라는 사업을 해야 한다고 하면, 이는 논리에 맞지 않다.
두 번째는 결론을 정점으로 복수의 근거가 So What?/Why So?의 관계를 이룬다. 결론과 근거가 So What?/Why So?의 관계가 성립되지 않는다면, 이 또한 논리구조에 문제가 있다.
마지막으로 복수의 근거가 MECE 관계를 이룬다. 각각의 근거들은 상호중복되거나 누락이 없어야 한다. 하나의 근거를 세분화해서 세 개의 근거가 있는 것처럼 말해서는 안 된다. 또한 결론을 뒷받침하기 위한 근거가 빠져서도 안 된다. 이러한 세 가지 요건을 충족시키면, 다음과 같은 피라미드 구조를 얻을 수 있다.
두 가지 피라미드 구조: 병렬형과 해설형
이러한 피라미드 구조는 두 가지로 구분된다. 하나는 병렬형(나열형) 구조로 위와 같은 피라미드 구조의 가장 대표적인 형태라고 할 수 있다. 다른 하나는 해설형으로 근거가 사실, 판단기준, 판단내용으로 구성된다. 시니어 자유배낭여행을 만들어야 한다는 주장에 대한 피라미드 구조를 살펴보자.
병렬형 구조를 살펴보자. 시니어를 위한 자유배낭여행 상품을 병렬형 구조로 설명하면 어떻게 될까? 먼저, 관점 부터 정리하자. 시니어를 위한 자유배낭여행 상품에 대한 근거는 세 가지 관점에서 정리해볼 수 있다.
첫째, 사회적 측면에서는 인구의 고령화이다. 고령화로 인해 기존 젊은 세대 중심의 여행상품에서 벗어나 시니어를 위한 여행상품이 필요하다는 것이다. 시니어 개인 측면에서는 사회활동 참여가 없던 과거와 달리 현재의 시니어들은 적극적으로 사회활동에 참여하는 액티브 시니어이다. 마지막으로 시장 측면에서는 젊은 세대를 타깃으로 한 자유배낭여행 상품에 시니어들의 참여가 높아지고 있다는 것이다.
다음으로 해설형 구조를 살펴보자. 시니어를 위한 자유배낭여행 상품을 해설형 구조로 설명하면 어떻게 될까? 사실, 판단기준, 판단결과를 설정한다. 먼저, 사실에서는 인구고령화에 따른 시니어 여행상품의 필요성이 높아지고 있는데, 여행상품은 기존 효도상품과 자유배낭여행 상품으로 구분한다. 판단기준에서는 시니어들의 활동성 반영과 지속적인 매출증대라는 기준을 설정한다. 이러한 판단기준에 따라 기존 효도상품 대비 자유배낭여행 상품이 현재의 시니어들에게 더 적합하다고 결론을 맺는다.
해설형 구조는 위와 같이 사실, 판단기준, 판단내용이라는 전개를 기본으로 한다. 하지만 다른 방식으로 전개해도 문제가 없다. 예를 들어, 상황→문제→결론, 현재 의견→반대의견→합의된 사항, 가설→조사결과→검증결과, 사례→일반화→결론, 과거→현재→미래 등으로 전개해도 된다. 세 가지의 근거가 연계성을 갖고 있는지만 판단하면 된다
보고서 작성법에 관한 더 자세한 내용은 어벤져스쿨에서 만날 수 있습니다.
강연내용_세줄요약.txt
· 보고서의 기본 원칙 – 논리, 심플, 스토리
· 생각 → 프레임 설정 → 작성 → 전달
· 보고서 작성의 4단계별로 꼭 지켜야 할 점
왜 이 강연을 만들었나요?
직장인은 항상 보고서에 시달립니다. 제 아무리 파워포인트로 예쁘게 다듬어도 상사를 만족시키기는 무척이나 힘듭니다. 하지만 보고서의 기본 원칙인 논리, 심플, 스토리만 지켜도, 이런 문제는 상당 부분 해결됩니다. 대한민국 2천만 직장인을 위해 <보고서의 신> 저자를 모셨습니다.
이 강연을 들으면 뭘 알 수 있지요?
모든 보고서는 쓰는 사람과 읽는 사람, 그리고 주제와 대답, 마지막으로 기대반응이 있습니다. 현장에서 이 5가지를 모두 고려한 보고서의 작성 방법과 함께 어떤 절차를 통해 보고서를 작성해야 하는지 알 수 있게 됩니다. 그간 쓸데 없는 보고를 위한 보고서가 아닌, 업무에서 효과적인 커뮤니케이션을 가능하게 하는 보고서 작성 비법을 전달해드립니다.
누가 이 강연을 들어야 할까요?
책상에 앉아서 보고를 받는 분은 편히 쉬어도 됩니다. 공들여 제출한 보고서가 상사에게 자꾸 거절 당하는 아픔을 가진 차장급 미만에게 추천합니다. 어차피 차장급 이상도 클라이언트에게 쪼이겠지
왜 박경수 선생님인가요?
박경수 선생님은 한국능률협회컨설팅, 오픈타이드코리아, KT경제경영연구소 등에서 다양한 프로젝트 수행 및 기획을 하며, 수 많은 보고서 작성과 코칭을 해왔습니다. 이런 경험을 바탕으로 『지금 당장 기획공부 시작하라』, 『기획은 퍼즐이다』, 『보고서의 신』 등 출간하였습니다.
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