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스타트업 경영을 한다면 하루가 짧게 느껴질 것입니다. 중소기업에게 시간 절약은 무척 중요하죠. 시간을 절약한다는 것은 돈을 절약하는 것이나 다름없습니다. 중소기업의 예산은 한정적일 가능성이 크기 때문에 크게 활용 가능한 자원이 바로 시간이기 때문입니다.
우선 업무집중력을 향상시켜 줄 ‘비즈니스 경영자를 위한 업무집중 향상 방법 11가지’를 곁들여 보는 것을 추천 드립니다. 그럼 이제 스타트업이나 중소기업 경영자를 위한 시간 절약법 11가지를 함께 살펴보죠.
1. 목적에 따른 메일계정 구분
이메일은 시간을 잡아먹는 가장 큰 요인 중 하나입니다. 체계적으로 메일 계정을 관리하지 않으면 각 메일 계정을 떠올리느라 시간을 다 보내게 될지도 모릅니다. 메일계정에 들어오는 이메일 내용을 일일이 확인하고 삭제하는 것은 장기적으로 봤을 때 큰 시간 낭비입니다.
이런 시간을 줄이기 위해서는 메일계정을 목적에 따라 나눠서 생성하는 것을 추천합니다. 개인적인 예를 들자면 새로운 스타트업의 서비스를 단순 테스트할 때 주요 메일계정으로 가입하지 않고 다른 메일계정(예를 들면 테스트 메일계정)으로 가입합니다. 가입하면 보통 받게 되는 각종 알림 메일과 뉴스레터 등으로 주요 메일계정을 혼란스럽게 하고 싶지 않아서죠.
개인적인 활동을 하는 계정, 회사 계정, 각종 기사의 뉴스레터를 받아보는 계정 등 큰 목적의 분류에 따라 나누면 일일이 스팸을 분류하느라 애쓸 필요가 줄어듭니다.
2. 메일함을 효율적으로 관리하기
메일함에 있는 메일 수를 줄이는 것은 시간효율에 있어 큰 이점입니다. 우선 읽지 않는 뉴스레터나 업데이트의 수신을 거부 설정하세요. 나중에 시간이 크게 더 들어가는 것을 생각하면 아주 현명한 선택입니다. 또한 메일함을 확인할 때 보통은 메일을 읽고 분류를 하지 않을 것입니다. 하지만 분류를 하지 않을 경우, 나중에 필요에 의해 메일을 검색할 때 시간이 많이 소요될 수 있습니다.
물론 메일 내용의 키워드를 정확히 기억한다면 이메일 검색기능을 통해 찾을 수는 있습니다. 하지만 만약 해당 내용이 몇 개월 이후에 필요한 것이라면, 그때도 정확히 키워드를 기억할 수 있을까요?
메일함을 여러 카테고리로 나누세요. 예를 들어 ‘다시 읽을 편지함’ ‘외주’ ‘차기 프로젝트를 위한 아이디어’ 등 이런 식으로 메일함을 카테고리별로 나눠서 편지들을 보관하면 나중에 편지를 다시 검색하기 한결 수월합니다. 지메일(Gmail)의 경우 받는 편지의 특성에 따라 자동으로 분류하는 기능을 제공하는데, 자신의 취향과 맞는지 확인하는 것도 괜찮을 것 같습니다.
3. 일에 적은 시간 할당하기
무슨 말도 안 되는 이야기냐고요? 하하… 처음에는 이상하게 들릴 수도 있지만, 매일 반복해서 하는 일이라면 업무마다 적은 시간을 할당해보세요. 예를 들어 매일 3시간 쏟던 일을 2시간만 시간을 할당하는 것이죠. 그리고 나선 시간이 경과되면 다른 업무로 넘어가는 것입니다.
처음에는 당황스럽지만 장기적으로 습관이 되면 효율성이 증가합니다. 짧은 시간 안에 최대한 끝내고 싶은 마음에 집중하므로 시간을 절약할 수 있습니다. 업무를 시간 안에 끝내기도 바쁘니 지인과 통화하거나 잡담하는 등 잡생각이 거의 들지 않게 되는 것이죠.
4. 회사의 경험 공유
회사를 운영하다 보면 실수를 한 내용도 있고 잘한 내용도 있을 것입니다. 잘한 것은 잘한 대로 리스트로 작성하고, 실수한 것은 실수한 내용을 모아 리스트로 작성하세요.
제 경우 팀원들과 구글 문서(Google docs)의 기능을 활용해 지속적으로 내용을 업데이트합니다. 문서에 초대된 팀원들은 업데이트를 실시간으로 확인할 수 있어 편리합니다. 서로의 실수나 잘한 점을 공유할 수 있다면 추후에 좀 더 효율적인 성과를 낼 수 있겠죠?
또한 다른 팀원이나 직원이 들어왔을 때 그들에게 일일이 알려줄 필요 없이 문서에 초대하여 공유하면 되므로 시간이 절약됩니다. 만일 이 부분을 게을리한다면 피할 수 있는 실수를 미처 예방하지 못할 것이며, 그때마다 새로운 정보를 팀원에게 알려주어야 하므로 시간 낭비가 클 겁니다.
5. 문서 공유 애플리케이션 활용
팀원들과 협력 업무를 할 때 어떻게 하시나요? 앞서 말했듯이 저는 공유할 업무가 있을 때 구글 문서를 통해 새로운 문서를 만들고 팀원들과 공유합니다. 이렇게 하면 팀원들이 각자 업데이트한 내용을 다른 팀원이 즉각적으로 체크할 수 있습니다.
또한 단순한 참고 파일을 공유하고자 할 때는 드롭박스(Dropbox)를 활용합니다. 팀원을 초대해 문서, 비디오 등 모든 파일을 서로 공유하고 볼 수 있습니다. 이외에도 비슷한 서비스가 있을 테니 자신의 취향에 맞게 선택해 활용하세요.
6. 러시아워 피하기
사실 이 항목은 쉬운 일은 아닙니다. 하지만 출·퇴근할 때 러시아워를 피한다면 교통 체증으로 인한 시간을 절약할 수 있습니다. 사무실이 가까우면 더 좋겠지만 사무실을 옮길 수 없다면 러시아워를 피하는 것이 하나의 대안입니다.
7. 자동 결제 신청
출금 완료라는 단어는 누구에게나 마음 아프지만 미룬다고 나가는 금액이 줄어들진 않습니다. 회사의 카드결제 건이나 세무 관련 및 기타 비용으로 매달 빠져나가는 돈이 있다면 자동 결제를 신청하세요. 처음에는 자동결제 신청 자체가 귀찮아서 안 할 수도 있지만 장기적인 관점에서는 일일이 결제를 처리하는 게 더 부담스럽고 매우 귀찮은 일입니다. 집중도 분산되고 시간이 많이 낭비되죠.
8. 단축키 배우기
온라인 비즈니스에 관한 업무를 한다면 특히 키보드를 많이 사용할 겁니다. 그런데 키보드 단축키는 과연 얼마나 알고 계신가요? 물론 단축키는 어마어마하게 많습니다. 자신이 주로 사용하는 기능을 파악한 후 단축키를 알아두면 정말로 시간 단축에 큰 도움을 줍니다. 프로게이머들이 괜히 단축키를 쓰는 것이 아닙니다. 시간이 엄청나게 차이 나기 때문이죠. 일반적인 웹 브라우저, 윈도우 바탕화면, 메일계정 등에서의 단축키를 알도록 노력하세요. 단축키에 숙달될수록 여러분이 동시에 누를 수 있는 키의 숫자도 늘어날 것입니다.
9. 타이핑 연습
위와 마찬가지 맥락으로 키보드 타이핑 속도는 기본적으로 빠른 게 좋습니다. 설마 독수리타법으로 회사를 운영하고 계신 것은 아니시겠죠? 타이핑속도가 만들어내는 시간 절약의 차이는 큽니다. 10 패스트 핑거(10 Fast Fingers)를 통해서 1분 동안 타이핑을 테스트할 수 있으니 심심할 때마다 타이핑 속도를 향상시켜가세요.
자신의 타이핑 성적을 남들과 공유할 수도 있습니다. 매달 대회를 열어 우수한 타이핑 속도를 내는 팀원에게 조그마한 상을 주는 것도 팀 분위기 측면에서 좋은 방법입니다.
10. 파일 백업하기
백업은 주기적으로 하시나요? 자료가 날아갈 경우를 대비해서 백업을 하는 것을 추천합니다. 백업하지 않은 파일들은 언제든지 사라질 수 있는 위험을 안고 있습니다. 예를 들어 지금 전원을 한 번 내려보죠. 또 갑자기 컴퓨터가 고장 날 수도 있습니다.
웹사이트를 운영하신다면 웹사이트의 자료·데이터베이스를 백업해놓으시고 컴퓨터상에서 작성한 파일이나 문서는 USB로 백업해두시는 것을 추천합니다. 백업을 주기적으로 하는 습관을 들이세요. 언제 무슨 일이 닥칠지 모릅니다.
11. 남는 시간에 읽기
화장실을 이용하거나 지하철을 이용할 때, 또는 누군가와 약속을 잡았는데 상대방이 늦을 때 아무것도 안 하면서 시간 낭비할 필요가 없습니다. 읽으면 유용한 책을 한 권씩 미리 챙기고 다니시길 바랍니다. 남는 시간에 책을 읽어서 시간을 최대한 활용하는 것이죠.
책은 가지고 다니기 귀찮아서 싫다고요? 그렇다면 피들리(Feedly)의 도움을 받아 각종 기사의 업데이트를 확인하거나 미처 읽지 못해 저장했던 기사들을 포켓(Pocket)을 통해 다시 읽어볼 수 있습니다. 두 서비스 모두 애플리케이션을 제공하니 스마트폰만 있다면 언제든지 남는 시간을 활용할 수 있습니다.
원문 : Online Biz
