직장생활을 하고 있다면 누구나 피해갈 수 없는 것이 보고서 작성.
하지만 그렇게 많은 시간을 할애해서 보고서를 쓰고 있음에도 불구하고, 자주 지적을 받는 것은 직장인의 애환이기도 하다. 내가 보기에는 별반 차이가 없어 보이는데 누군가는 칭찬을 받고 누군가는 꾸중을 듣는다. 나는 보고서를 왜 못 쓰는 것일까?
이런 고민을 가진 당신에게 매력적인 보고서 작성법을 이야기 하고자 한다. 이 보고서 작성법을 염두에 두고 작업한다면 훨씬 더 나은 보고서를 작성하는 사람으로 변모해 있을 것이다.
1. 모든 보고서에는 ‘주장’과 ‘근거’가 실려야 한다.
이제는 슬라이드 디자인과 프리젠테이션이 필수라는 단어를 넘어서 ‘기본’이라는 수준이 되었지만 아직도 강의를 다니다 보면 보고서 작성을 하는 데에 대체 한 장에 어떠한 내용을 넣어야 하는지 모르시는 분들이 많다. 특히 파워포인트 슬라이드를 만들면서 줄글을 길게 적어놓는 경우를 보는데 이는 정말 피해야 하는 형식 중 하나이다. 웹서치를 통해서 ‘컨설팅(또는 컨설팅 회사 이름) + 슬라이드’ 라는 키워드를 입력하면 다양한 형식의 슬라이드를 볼 수 있는데 이들이 대부분 비슷한 형식을 이루고 있다는 것을 알 수 있을 것이다.
1번은 해당 보고서의 제목이 들어간다. 꺾쇠를 이용하여 하위 제목을 적어줄 수 있다.
2번이 바로 리드 메시지(Lead Message)라고 하는 것이다. 이는 헤드 메시지(Head Message) 또는 거버닝 메시지(Governing Message)라고도 불린다. 이 부분에는 해당 슬라이드에서 말하고 싶은 ‘주장’을 담는다.
3번은 본문이다. 본문의 구성은 리드 메시지에서 주장한 바를 뒷받침하는 근거를 적어야 한다. 즉, 리드 메시지가 허황된 주장이 아니라는 것을 구체적인 근거로 보여주는 것이다.
4번은 일반적으로 주석(Footnote), 자료 출처, 회사 로고 등을 삽입한다.
다음과 같은 구성을 기본 뼈대로 시작해야 한다. 모든 슬라이드는 반드시 리드메시지와 그를 뒷받침 하는 근거로 작성되어야 한다. 그래서 시간이 없을 경우에는 사람들이 리드 메시지만 읽어도 모든 내용을 이해할 수 있도록 해야 하고 꼼꼼히 볼 때는 리드 메시지가 한 주장을 본문에서 모두 뒷받침 하도록 해야 한다. 당신의 보고서에는 주장이 있는가? 주장이 있다면 그에 합당한 근거를 제시하고 있는가?
2. Consistency
컨설팅 업무를 하면서 가장 많이 듣는 말 중 하나이다. 바로 일관성(Consistency)이다. 보고서 어느 부분부터 펼쳐 파 들어 가더라도 해당 페이지에 언급된 내용이 다른 곳에서도 완전히 동일한 이야기를 하고 있어야 하는 것이다.
예를 들어 보자. 페이지 A에서 어떤 회사의 매출을 100억이라고 했다면, 후속 페이지에서 해당 내용이 언급 될 때 (예: 해당 회사의 매출은 휴대폰에서 태블릿 PC에서 액세서리에서 얼마씩 발생했다 등) 총합이 100억이 맞아야 한다는 이야기이다. 이러한 일관성이 깨지면 보고서의 가치도 떨어지게 된다. 명확한 자료를 찾아서 정리할 수 있다면 가장 좋겠지만, 우리가 작성하는 대부분의 보고서는 다양한 소스를 조합하여 만들게 된다. 그러다 보니 이러한 일관성이 깨지는 경우가 종종 발생하는데, 이는 전체 보고서 품질에 치명적인 영향을 미치게 된다. 당신이 만든 보고서 내에서 일관성이 깨질 수도 있고, 다른 팀원과의 원본 출처가 달라 일관성이 깨질 수도 있다.
따라서 일을 시작할 때 같은 출처의 자료를 사용하는 것이 가장 중요하고, 일이 진행되면서 도중도중 체크를 해야 하며 최종적으로 완성되었을 때 일관성이 맞는지 반드시 확인하는 과정이 필요하다. 보고서 검토할 때에는 스테플러로 찍지 말아라. 여러 장을 쭉 펼쳐놓고 일관성을 점검하려면 스테플러로 찍어놓은 문서는 되려 독이다.
컴퓨터로 문서 확인을 하는 것이 나쁜 이유도 여기에 있다. 일반적으로 컴퓨터로는 한번에 한 장씩만 크게 노출되므로 (Slide sorter기능을 활용하면 여러 장도 볼 수는 있지만 그럼에도 불구하고 너무 작다.) 일관성 체크도 할 수 없고 스토리의 흐름도 볼 수 없다. 포스트 잇으로 스토리 라인을 보는 것이 너무 어렵다면 A4용지를 크게 펼쳐 두어도 좋다.
3. 출처의 보존
2번과 연결되는 이야기이다. ‘이거 출처가 어디냐?’ 라는 질문을 누구나 받아 보았을텐데, 그럴 때 출처를 제대로 정리해 두지 않으면 당황하기 일쑤이다. 슬라이드 밑에 출처를 보통 적어야 하지만, 인터넷에서 정보를 찾는 것이 흔한 요즘 보고서에 인터넷 주소를 덕지덕지 붙일 수는 없는 노릇이다.
나의 경우는 출처를 보고서 별로 엑셀 파일로 만들어 관리한다. 페이지 이름을 적고, 출처의 주소나 지금 컴퓨터 어느 디렉토리 어떤 파일의 몇 번째에 속해있는지 정리해 둔다. 적어도 해당 보고서를 작업할 때에는 이 파일만 열면 출처를 명확하게 알 수 있어 수정을 하거나 근거를 제시하기 편해진다.
4. 버전 관리
보고서 작성에 있어 가장 중요한 것이 버전 관리이다. 사회 초년생 시절에 버전 관리를 못하고 계속 같은 파일에 저장을 하다 파일이 날아가 버린 아찔한 경험을 누구나 한번쯤은 해 보았을 것이다. 따라서 파일 명을 수시로 바꾸어 가며 버전을 관리하는 것은 정말 중요하다. 파일명은 다음의 요소를 반드시 갖추고 있어야 한다.
1. 작성 날짜
2. 제목
3. 버전 (소수점 아래 변화는 작은 변화를 뜻하며 앞자리 숫자 변화는 큰 변화를 뜻한다고 생각하고 사용하면 된다)
예시 : YYYYMMDD_ㅇㅇ사_전략프로젝트_v1.5.pptx
5. 요약 페이지의 Bullet point는 상세 페이지의 리드 메시지
좋은 보고서는 피라미드를 이루는 과정과 같다. 다시 말하면 요약 페이지가 정점에 있고, 뒤에 오는 페이지들은 자세하게 이 페이지를 설명해 준다고 보면 된다. 처음에 리드 메시지를 일일이 어떻게 써야 할지 모르겠다면 다음의 방법을 활용해보자.
가장 앞에 있는 페이지가 바로 전체 요약 페이지라면, 이 곳에서 한 줄씩 사용한 문자들이 ‘똑같이’ (또는 매우 비슷하게) 작성되면 된다.
지금까지 당신이 작성해 온 보고서를 이 5원칙에 관련하여 다시 한 번 살펴보자. 이제 왜 상사가 당신에게 화를 내는지 알게 되었나? 꾸준한 노력이 필요한 일이지만, 이 원칙을 가슴에 담은 상태로 보고서를 작성한다면 예전 보고서와는 확연히 다른 보고서를 작성할 수 있을 것이라 확신하며 글을 마친다.
출처: 퍼펙트 프리젠테이션
