회사 전체를 내려다보는 대시보드, 협업 테이블을 내려다보는 캔버스
원격 근무가 일상화하면서 많은 회사가 협업에 어려움을 겪고 있습니다. 슬랙 같은 메신저식 협업 툴은 커뮤니케이션은 되지만, 업무가 정리되기는커녕 더 늘어납니다. 트렐로 같은 칸반 프로젝트 협업 툴은 커뮤니케이션이 안 되죠. 조직이 하나가 되어 일하기보다, 기계적으로 일하는 느낌도 듭니다.
‘알로(Allo)’는 다른 협업 툴이 놓치고 있는 ‘팀으로써 끈끈하게 일하는 방식’을 구현했습니다. 한국 앱이면서도 한국보다 실리콘밸리에서 먼저 주목을 받았는데요. 줌(Zoom)이 선정한 25개 ‘줌 앱스(Zoom Apps)’에 선정됐고, 이미 전 세계 월 활성 사용자 수가 40만에 이릅니다.
조직 전체의 업무 진행도를 보여주는 OKR 대시보드
슬랙은 시작하면 어지러운 대화가 즐비하고, 트렐로는 개별 프로젝트 단위라 전체를 볼 수 없습니다. 반면 알로(Allo)의 첫 화면은, 조직 전체의 목표 및 핵심결과 달성도를 한눈에 보여줍니다.
여기에서 개별 핵심결과를 누르면 좀 더 자세한 내용을 볼 수 있는데요. 앞에서 빨간색 네모로 표시해뒀던, ‘랜딩 페이지 월 방문자 수 최소 3만 명 이상 올리기’라는 핵심결과를 눌러 볼까요?
바로 핵심결과를 위해 누가 어떤 업무를 진행하고 있는지, 진척 상황은 어떤지, 세부 내역을 한눈에 볼 수 있습니다. 여기에서 업무 내용을 선택하면 화이트보드형 협업 공간, ‘캔버스’가 등장합니다. 정말 동료와 칠판에 적으며 이야기하는 느낌을 주는데요. 역시 빨간색으로 표시돼 있는 ‘광고 키워드 A/B 테스트’를 선택해보죠.
자유로운 화이트보드형 업무공간, 캔버스
이것이 ‘캔버스’입니다. 화이트보드 위에 메모는 물론, 링크, 파일, 이미지와 도형, 심지어 동영상까지 맘껏 붙였다 떼었다 할 수 있습니다. 팀원들간 코멘트와 리액션도 주고받을 수 있고요.
캔버스를 어떻게 구성해야 할지 잘 모르겠다면 기성 템플릿을 사용할 수도 있습니다. 알로(Allo)는 회의록, A/B 테스트, 플랜이나 마인드맵, 리뷰에 이르기까지, 거의 모든 업무에 맞춘 템플릿을 제공합니다.
칸반형, 캘린더형, 리스트형 등으로 프로젝트 관리
그렇다고 알로(Allo)가 개별 프로젝트 관리에 약한 것도 아닙니다. 다양한 프로젝트를 칸반형, 캘린더형, 리스트형 등으로 번갈아 확인할 수 있습니다. 이 모든 업무를 회사 전체의 OKR에 합치시킨 것이죠. 자기 업무만 확인하는 게 아니라, 한 회사, 한 팀으로의 시각을 공유할 수 있습니다.
알로(Allo)의 여정은 ‘자신들의 문제’를 해결하는 데에서부터 시작했다
알로(Allo)는 다른 협업툴이 놓치고 있는 ‘한 팀으로서 끈끈하게 일하기’에 특히 집중했는데요. 이건 알로가 ‘우리 자신의 문제’를 해결하기 위해 개선해온 툴이기 때문이었습니다.
알로는 줌이 선정한 앱일 만큼 전 세계적으로 주목을 받았습니다. 그런데 미국에 진출하자마자, 코로나19 사태가 터지면서 원격 업무가 일상이 됐죠. 그나마 한국은 출근이라도 할 수 있었지, 미국은 모두가 재택을 해야 했습니다.
이 시점에서, 알로는 다시 협업의 기본을 생각했습니다. 사무실에서는 공식 회의 말고도 수많은 피드백이 일어납니다. 동료와 간단한 대화를 나누기도 하고, 팀 분위기를 실시간으로 읽을 수도 있죠. 반면 온라인에선 이런 상시적인 과정이 잘 이뤄지지 않습니다. 서로 분리돼 일 하다보니, 팀 전체의 목표가 흐릿해집니다. 팀으로서의 유대감도 약해졌지요.
알로는 온라인에서도 팀이 팀으로 존재할 수 있게 하고 싶었습니다. 이것이 알로가 OKR을 전면에 이식한 까닭입니다. 팀이 어떤 목표를 향해 어떻게 전진하고 있는지 ‘가시화되어’ 보일 수 있게 하기 위해서였습니다.
OKR에서 진짜 중요한 건, 상호작용을 높이는 일이다
OKR은 조직과 구성원이 하나의 가시화된 목표를 향해 집중할 수 있게 해 줍니다. 알로(Allo) 앱의 첫 화면이 상당 부분 OKR에 집중되어 있는 까닭이 이것이죠. 따져보면 작은 변화 같지만, 이것만으로도 조직이 지금 어떻게 움직이고 있는지 한눈에 볼 수 있습니다.
그러나 OKR을 도입한다고 해서 팀워크가 자동으로 이루어지는 건 아닙니다. 많은 기업이 OKR을 도입한 후, OKR에 갇히는 경우가 많습니다. 방문자 3만 같은 수치에 매몰되고, 정례 피드백은 리더가 팀원들의 부족한 점을 ‘혼내는’ 자리가 되어 버리기도 하죠.
OKR에서 중요한 것은 프레임워크 그 자체가 아닙니다. 진짜 중요한 것은 ‘상호작용’을 높이는 것이죠. 알로는 피드백 과정을 끊임없이 손보았습니다.
우선 업무 공유 과정을 최대한 간편하게 만들었죠. 양적인 부분뿐 아니라 질적인 부분까지 진척도(%)로 공유할 수 있게 했고, 업데이트가 없더라도 일할 때마다 체크인하여 업무 내역을 기록하게 했죠. 또 업데이트가 이뤄지면 관계자에게 알림을 주어, 정례적인 과정을 최대한 자동화했습니다.
그러면서 정서적인 소통은 최대한 늘리도록 했습니다. 수치를 업데이트하면서 코멘트를 함께 남길 수 있게 했습니다. 정량적인 수치뿐 아니라 정성적인 업무 진행 상황을 함께 공유하기 위해서죠.
또 업무 진행이 지연되거나 문제가 발생할 경우 ‘지연’ ‘문제 발생’ 등의 아이콘을 표시할 수 있게 했습니다. 팀원이 먼저 주체적으로 피드백을 요청할 수 있도록 하기 위해서요. 작은 변화였지만 효과는 분명했습니다. 더 이상 피드백은 ‘일방적인 평가’로만 남지 않게 되었습니다. 조직 전체가 업무 상황을 공유하고, 난관에 부딪쳤을 때 이를 다 함께 고민하기 시작했습니다.
그 외에도, 알로는 기본적으로 워크스페이스 내에서의 대화를 장려합니다. 동료 간 대화가 없으면 알림까지 줍니다. 진척도뿐 아니라 팀원 자신의 자신감 레벨도 적게 했습니다. 게시판에서도 계속 피드백을 나누도록 장려했죠. 이렇게 알로의 OKR이 완성되었습니다.
알로(Allo)를 사용하면서 회사가 실제로 바뀌었다
이렇게 해서 알로(Allo)는 성공적인 OKR 기반 협업 툴을 만들었습니다. 한 팀을 만드는 건 프로세스 자체가 아니라, 정서적인 면을 건드리는 소통이라는 점을 알로 팀 또한 깨달았기 때문이죠. 이는 스스로도 원격근무에서 어려움을 겪었고, 이를 극복하기 위한 제품 개발에 올인했기 때문입니다.
알로의 완성도가 높아지며 자연히 ‘팀’이 보이기 시작했고, 팀원간 업무 이해도가 높아졌습니다. 조용했던 팀원들도 편안하게 의견을 내기 시작했고, 활발한 피드백이 이뤄지며 불필요한 미팅이 줄어들었습니다. 목표와 비전을 공유하고 성장을 장려하는 문화가 정착되었죠. 알로를 통해 한국과 미국을 오가고 격리까지 하면서도 한 팀으로 일할 수 있었습니다.
알로의 여정은 이제 시작입니다. 지금도 알로는 더 유용한 기능을 제공하기 위해 고도화 작업을 이어가고 있습니다. 원격근무의 형태는 계속해서 발전해 갈 테고, 알로 역시 끊임없는 변화와 도전을 추구할 것입니다. 협업을 더 효율적으로 가시화하기 위해서 말입니다.
