코앞으로 다가온 법인세 신고, 골치 아픈 업무용 차량 비용 관리
3월은 ‘법인세 신고기한’이다. 기업 규모에 상관없이 세무는 골치 아픈 문제다. 번거로움을 줄이기 위해, 세무·노무·총무 업무를 돕는 서비스가 출시되고 있다.
최근에는 특정 분야만 콕 집어 관리해주는 서비스도 인기다. 그 중 ‘카택스’는 법인용 차량 운행, 차량 관제를 최소 0원에서 최대 9천 원으로 관리할 수 있는 앱이다. 왜 이런 앱이 필요한 걸까? 영업직이나 총무직 분들은 대번에 이해하겠지만, 모르는 분들을 위해 간단히 풀어보자.
카택스는 스스로를 ‘업무용, 법인차량 운행일지 및 통합관리 서비스’라 소개한다.
누가 알랴, 차에 탈 때마다 기록부를 써야 하는 어마어마한 귀찮음을
회사에서의 비용 처리는 중요한 문제다. 원칙적으로는 법인카드로 볼펜 하나 사도 영수증을 끊어야 한다. 뭐 볼펜이야 워낙 싸니까 영수증을 끊어도 그만 말아도 그만이긴 하다.
하지만 자동차는 이야기가 다르다. 업무용 자동차는 구입부터 복잡하다. 4천만 원짜리 자동차를 샀다고 치자. 나라에서는 차량 구입 비용을 연간 800만 원씩만 지원해 준다. 이 이상으로 비싼 차량은 5년 이상 사용할 때 이월하는 것으로만 인정이 된다. 자동차 가격부터 꼼꼼하게 따져서 구입해야 하는 이유다.
자동차 값만 복잡한 것도 아니다. 세금, 기름값, 통행료, 수리비 등, 자동차를 사는 순간부터 지출이 계속된다. 총무팀은 이들 비용 처리에 긴 시간 머리를 싸맨다.
게다가 ‘우리 자동차 굴리면서 이만큼 썼어요’라고 말한다고 정부에서 믿어주는 것도 아니다. 비용 처리를 위한, 엄밀한 서류를 제출해야 한다. 업무용 자동차 전용 자동차 보험(임직원 전용보험)에 가입하고, ‘운행일지’라는 서류를 작성해야 한다.
안 쓰면 안 되냐고? 1년간 발생한 차량 유지비용이 감가상각비를 포함해 1천 5백만 원을 초과하는 경우 의무적으로 운행기록부를 작성해야 한다. 안 쓰면 초과비용 전액을 인정받지 못하게 된다.
그런데 문제는, 이 운행일지 작성이 정말 귀찮은 일이라는 것이다.
운행기록부, 말 그대로 자동차 ‘운행’에 대한 ‘기록’을 남긴 서류다. 그런데 기록을 남기는 과정이 무지무지 번거롭다.
- 차에 탄다.
- 오늘이 며칠인지/나는 어느 팀의 누구인지/무슨 목적으로 자동차를 사용하는지/출발지는 어디인지 차근차근 적는다.
- 출발 전, 계기판의 숫자를 체크한다.
- 도착 후, 계기판의 숫자를 체크한다.
- 4번에서 3번을 뺀 값을 적는다.
- 과세기간 중 총 업무용 사용 거리, 업무용 사용 비율까지 계산한다.
… 상상만 해도 피곤하다. 이렇게 번거로운 절차를 차에 탈 때마다 해야 한다. 교통체증에 시달려 약속에 늦어도, 중요한 PT를 앞두고 있어 정신이 혼미해도 지켜야 한다. 물론 유류비, 통행료 등의 추가 금액이 나오면, 따로 정리해서 ‘업무용 승용차 관련 비용 명세서’라는 서류에 별도로 기입해야 한다. 안 내면 불성실 가산세 1%가 부과된다.
뿐만 아니다. 운행일지에 미심쩍은 부분이 있으면, 과세관청에서 소명을 요청한다. 그 즉시 운행일지를 뒷받침할 근거와 자료를 제출해야 한다. 벌써부터 대중교통을 타고 싶어진다. 그러나 세상에는 업무상 반드시 차를 타야 하는 직종이 있기 마련이다. 이들은 오늘도 피곤에 찌들어 운행일지를 적고 있다…
이 번거로운 걸 안 쓰면 향후 추징금에 세무조사 가능성까지 있다
문제는, 당연히 매번 적는 게 너무 번거롭다는 것. 법인차량 한 대를 나눠 타다가 누군가 까먹는 건 예삿일이다. 중요한 손님을 모셨는데 옆에서 일지를 적기도 힘들다. 손으로 정리한 자료를 받아 일일이 합산해서 관리하는 총무팀도 곤란하다. 결국 이 운행일지는 필연적으로 애물단지가 될 수밖에 없다.
대개 세무는 당장 돈이 되는 일이 아니니 업무의 우선순위에서 밀린다. 법인세 신고 등 세무 일정이 닥치고 나서야 부랴부랴 준비하게 된다. 운행기록부를 찾으면 엉망이라, 아예 ‘가라’로 작성하는 경우가 허다하다. 허나, 정상적으로 작성된 운행기록부가 아니기 때문에 나라에서 조사가 들어오면 그대로 털린다. 운행일지 때문에 세금폭탄 맞은 회사도 비일비재하다.
스마트폰 하나만 있으면 업무용 차량 관리 전부를 자동화할 수 있다
카택스는 운행기록부를 ‘자동으로’ 작성해주는 서비스다. 스마트폰에 탑재된 GPS를 통해, 버튼만 누르면 운행 거리, 출발지와 도착지를 자동으로 파악하고 운행기록부를 생성해준다. 생성된 운행기록부는 관리자가 관리 페이지를 통해 한눈에 관리할 수 있다.
‘카택스’의 사용법은 간단하다. 출발하면서 앱의 ‘시작’ 버튼을 한 번, 도착해서 ‘정지’ 버튼을 한 번 눌러주면 끝이다. 그러면 출발지와 도착지, 운행 경로 및 운행 거리 등 모든 운행기록이 자동으로 저장된다. 이렇게 생성된 운행기록부는 부서별, 용도별, 기간별로 분류해 볼 수 있다.
이렇게 지도상에서 실시간으로 회사 차량 위치를 파악할 수도 있다. 자주 가는 거래처를 지도에 등록해서, 반경 내 진입하거나 이탈할 경우 알림도 받을 수 있다.
심지어 버튼 한 번 누르는 것도 귀찮은 사람들을 위해 주행 자동 기록 서비스도 제공한다. 아래 3가지 방법이 있다.
- 블루투스 자동 운행: 스마트폰과 차량이 블루투스로 연결되면 자동으로 운행 기록 시작
- 배터리 충전 자동 운행: 배터리가 충전기에 연결된 상태에서 시속 10km 이상으로 움직이면 운행 기록 시작
- 비콘 자동 운행: 카택스 측에서 별도로 판매하는 ‘비콘’을 USB에 연결해 운행을 감지
유류비 정산도 쉽다. 한국 석유공사의 공식 유가를 적용해 두면, 운행거리에 따라 자동으로 계산된다.
☞ 카택스 홈페이지 바로가기
7만 개 기업은 왜 ‘업무용 차량 관제 자동화 서비스’를 쓰고 있을까?
기업용 서비스인 ‘카택스 비즈’를 사용하는 기업은, 누구나 아는 대기업을 포함해 전국 7만 개 기업에 이른다. 전체 누적 운행기록은 5천 5백만 건, 하루 평균 약 4만 건의 운행일지가 생성되고 있다.
왜 이렇게 많은 기업이 카택스를 사용하고 있을까? 이미 수많은 기업들이 제대로 운행기록을 작성하지 않았다가, 추징금이나 세무조사 등 금전적인 손실을 입는 일이 많았다.
그렇다면 왜 카택스여야 할까? 사실 통신사에서도 비슷한 서비스를 제공하고 있다. 이들은 차량에 별도의 단말기를 부착하는 방식을 사용한다. 스마트폰의 GPS보다 단말기의 정확도가 높으니까, 오차 범위는 줄어든다. 앱을 켜고 끌 필요도 없다.
문제는 단말기 비용과 설치비, 라이선스 비용을 부담해야 한다는 것이다. 시작부터 별도의 기사가 파견되어 설치해야 한다. 법인용 차량은 자주 바뀌는데, 매번 단말을 이전해야 하는 귀찮음을 감수해야 한다. 또한 직원별로 차량 이용 관리도 힘들다.
또 하나의 문제. 사실 중소기업이나 스타트업은, 차량을 업무 용도와 개인 용도로 동시에 사용하는 경우가 많다. 이 상황에서 단말을 설치하게 된다면 프라이버시를 심각하게 침해하는 문제도 있다.
스마트폰 앱 기반의 카택스는 이런 점에서 자유롭다. 앱을 안 켜거나 블루투스를 끊으면 그만이니까.
어떤 기업에게 카택스가 필요할까? 법인 차량이 있는 모든 기업
한국 정부는 법인사업자나 수입금액이 일정액을 초과하는 개인사업자 모두, 장부를 정확히 작성하는 것을 의무화하고 있다. 비교적 고가의 차량을 운용하거나 운행 횟수가 많다면 가급적 카택스와 같은 서비스를 쓰는 게 편하다. 세금과 기타 부대비용을 3~40% 절감할 수 있기 때문이다.
차량을 렌탈하거나 리스했을 경우에는 인정받는 금액이 더욱 높다. 아래 사례를 보면, 관련 경비를 1100만 원에서 1800만 원까지 추가로 인정받을 수 있다는 걸 확인할 수 있다.
반면 차량 가격이 3천만 원 미만이고 업무용으로 많이 운용하지 않는다면, 운용 비용이 1천 5백만 원을 넘어가는지 계산해 볼 필요가 있다. 차량가액이 낮더라도 기타 유지 비용이 많이 나오면 비용처리를 해야 하고, 결국 운행일지가 필요해지기 때문이다.
꼭 비싼 차를 운용하거나, 차를 자주 이용하는 경우에만 차량관제 서비스가 유용한 것은 아니다. 절세 효과뿐만 아니더라도, 차량 운행 및 배차를 효율적으로 관리함으로써 아낄 수 있는 비용도 크기 때문이다. 그게 다 사람 갈아 넣는 일인지라, 유류비 계산만 제대로 해도 한 달에 5~9천 원 쓰는 값은 톡톡히 한다.
커피 2잔 값 아껴서, 쾌적한 업무 환경을 만듭시다
카택스의 이용 요금은 총 3단계로 나뉘어져 있다. 제일 싼 건 0원(!)이고, 제일 비싼 건 차량 1대당 9천 원이다. 중간 단계인 5000원 요금제와 9000원 요금제의 차이는 차량 실시간 모니터링이 가능하다는 것 정도다.
제일 비싼 요금제를 사용해 봤자 강남에서 먹는 밥 한 끼보다 싸고, 스타벅스 커피 2잔 가격보다 싸다. 하지만 이 작은 서비스 하나가, 직원들의 불편함과 번거로움을 엄청나게 줄여준다. 우선 가볍게 30일 무료체험을 써 보자. 직원들의 업무 쾌적함이 달라질 것이니.
