먼데이닷컴으로 업무 자동화를 흉내라도 내보자

새로운 게 나오면 웬만하면 써보자는 대표이사의 지령에 따라, 우리는 먼데이닷컴(monday.com)이라는 협업 툴을 아무 생각 없이 써보기 시작했다.

먼데이닷컴이 뭐냐고? 흔한 협업 도구, 우리나라에만 잘 안 알려졌지 해외에서는 어마어마하게 성장하는 협업 툴이다. 윅스닷컴(Wix.com)의 내부 협업 툴로 개발되었는데 꽤 괜찮게 만들어져서 2014년에 유료화했고, 급격한 성장세를 보이는 SaaS(S/W as a Service)이다.

간단히 말하면 먼데이닷컴은 ‘테이블 형태의 관리 대장’을 만들어 주는 툴이다.

아무것도 없이 빈 화면으로 시작하는 노션보다는 조금 뭐가 더 있지만, 그래도 꽤 황량하다. 여기에 하나하나 채워나가며 업무를 관리해 나가는 것인데… 먼데이닷컴을 사용하면 기본적으로는 보드(Board)→그룹(Group)→아이템(Item)으로 업무 단위를 쪼개 관리해야 하고, 아이템은 엑셀이나 스프레드시트의 테이블 형태로 기록할 수 있다.

꼭 먼데이닷컴이 아니더라도 모든 업무는 업무에 따라 관리(라 쓰고 기록이라 읽는)해야 하는 항목들이 조금씩 다르다. 위 이미지의 고객 관리 업무는 고객의 이름에 따라 소속 회사, 전화번호, 이메일, 집 주소, 역할, 등을 기록해야 하고, 콘텐츠 관리 업무는 콘텐츠 유형, 발행처, URL, 반응 등이 기록되는 것처럼, 업무별로 기록해야 하는 항목들은 그때그때 다르다.

먼데이닷컴은 기본으로 담당자, 상태, 날짜를 입력하게 되어 있고, 관리 항목 추가하고 싶으면, 먼데이닷컴에서 미리 만들어 둔 항목을 선택해 추가하게 되어 있다.

여기까지는 노션이랑 크게 다른 점이 없다. 하지만 데이터가 쌓이면 더 효과적인 것을 만들 수 있는데, 통합(Integration) 기능과 자동화(Automation) 기능이다. 말 그대로 다른 업무 툴과 통합해 연동하고 자동화하는 기능. 구글 폼 같은 설문을 외부에서 받으면 자동으로 회신 메일을 보내고, 또 그에 따라 자동으로 분류가 가능하다.

옳다거니 싶은 기능, 픗픗아카데미는 이 기능을 당장 이렇게 써보았다. 픗픗아카데미의 여러 업무 중 아직까지 노가다를 하는 업무가 세금계산서 발행 업무다. 회사에서 수강료를 지원해 주는 경우, 각 회사에서 바로 픗픗아카데미에 입금을 하고, 세금계산서 발행 요청을 하는 경우가 있다. 이 과정은 별거 아님에도 아래와 같은 절차를 겪게 된다.

몇 번의 과정이 있기에 사업자 정보가 잘못 전달되거나 담당자가 묵혀놨다 전달하는 등 업무 재작업, 지연, 누수 가능성이 어느 정도는 상존한다. 그런데 먼데이닷컴을 써보니 위 절차가 아래와 같이 심플해졌다.

담당자는 링크만 전달하면 그 뒤의 업무가 사라지고, 세금계산서가 발행되면 자동으로 고객에게 통보까지 간다.

이런 식으로 폼을 만들어 그 주소를 고객사에 전달하고, 고객사가 해당 폼에 맞춰 정보를 입력하면 자동으로 아래와 같이 테이블이 만들어지고, 담당자에게 알림 메일이 가게 할 수도 있다.

그러면 담당자는 해당 정보를 확인 뒤 세금 계산서를 발행한 후 상태(Status)를 ‘접수’에서 ‘발행’으로 변경하면 발행 완료된 아이템은 자동으로 발행 완료 그룹으로 이동하고, 발행이 완료되었다고 메일이 발송되게 할 수 있다.

먼데이닷컴의 강점은 이러한 자동화를 함에 있어 코딩이 필요 없이, 단순히 문장만으로 자동화를 만들 수 있다는 점이다. 미리 정해진 룰에 따라 몇 가지 항목만 확실히 정하면 된다.

이번에 사용한 자동화 룰은 아래 룰이었다. ‘어떤 상태(status) 항목이 무언가(something)라도 변하면, 누군가에게 이메일을 보내라’는 룰. 이 룰에 따라 자동화를 세팅하고 싶다면 상태가 어떤 상태인지, 무언가가 어떤 무언가인지, 이메일 주소는 무엇인지, 누구에게 보낼 것인지만 선택하면 된다.

이 룰을 선택한 뒤, 폼으로 받은 정보를 쓸 수 있게만 해주면 된다.

간단해 보이고 간단하다고 했지만, 글로 옮기다 보니 간단하지 않은 것 같다. 그래서, 강의를 준비했으니, 관심 있으신 분들은 꼭 오시길! 시범 강의 기간이라 수강료도 5,500원으로 저렴하다. 먼데이닷컴을 써보고 싶은 분들은 아래 링크에서 체험판을 써보실 수도 있다.

[최기영] 일잘러들만 아는 먼데이닷컴으로 프로젝트 관리해보기

선착순 20명 할인! 일잘러들만 아는 먼데이닷컴으로 프로젝트 관리해보기 (2/17)

생산성 도구, 요즘 일 잘한다는 사람들이면 누구나 한 개씩은 쓰죠. 지금 제일 핫한 생산성 도구를 픗픗아카데미가 또 들여왔습니다! 바로 먼데이닷컴입니다. 미국에서는 심지어 노션보다도 유명하다고 하네요. 알 사람은 다 안다는 이야기입니다.

그런데 막상 쓰는 법을 아는 사람은 없습니다. 정보를 정리한 사이트도 없고, 주위에서 도움을 줄 수 있는 사람도 없네요. 그렇다고 포기하자니 이 생산성 도구가 너무나 아깝습니다. 이게 있다면 일 더 잘할 수 있을 것 같은데, 업무 시간도 줄어들 것 같은데… 그래서 픗픗아카데미가 준비했습니다!

같은 생산성 도구인데, 노션과는 무엇이 다른가요?

노션은 전사 업무를 관리하기에 좋은 툴입니다. 쉽고, 사용자가 자신에게 맞춰 쓸 수 있고, 같은 정보라도 다른 형태로 볼 수 있죠. 이런 노션에도 단점은 있습니다. 바로 프로젝트를 더 심도 있게 관리하기는 어렵다는 점이죠. 프로젝트 일정 관리를 위한 간트 차트나 타임라인, 대시보드를 만들기는 어려운 구조였거든요. 먼데이닷컴은 이 부분을 시원하게 긁어주는 툴입니다.

뭘 배울 수 있나요?

먼데이닷컴을 통해 낮은 레벨의 투 두(To do) 관리부터 복잡한 프로젝트 관리하는 법을 알려드립니다.
실습을 통해 직접 쓰는 법을 알려줍니다.
결론적으로 담당자가 먼데이닷컴을 조직에 적용하기 좋은지 따져볼 수 있게 기초 지식을 알려드립니다.

이 강의는 어떤 생산성 도구가 좋고 나쁜지, 업무에 어떤 툴을 써야 하는지 ‘찍어주는’ 강의가 아닙니다. 사람마다 업무의 성격이 다르고, 그래서 맞는 생산성 도구도 다릅니다.

그래서 이 강의는 도구의 특징과 장점을 확실히 알려드려, 도구를 선택하는 데 일조할 수 있게끔 만들 예정입니다.

누가 가르칠까요?

ㅍㅍㅅㅅ 최기영 본부장은 노션 프로스(Notion Pros) 멤버입니다. 생계형으로 배운 노션으로, 노션 본사에서 직접 운영하는 파워유저 그룹이자 전 세계에서 30명밖에 없는 노션 프로스 멤버가 된 사람이죠.

‘일 잘하는 능력’도 인정받은 프로페셔널입니다. H그룹에서 업무 혁신과 기술 기획을 배웠고, S그룹에서 분석 연구원을 거치며 업무의 효율화 프로세스를 철저하게 배웠죠. 지금은 스타트업 ㅍㅍㅅㅅ에서 적은 인원으로 성과를 내는 방법을 고민했습니다. 그 결과, ㅍㅍㅅㅅ는 대부분의 업무를 생산성 툴로 처리하는 기업이 되었죠.

그런 ‘프로 노션러’ 최기영 강사가 이번에는 먼데이닷컴을 소개합니다. 먼데이닷컴은 강점이 명확한 툴입니다. ㅍㅍㅅㅅ의 먼데이닷컴 강의는 이 툴로 더 ‘정교한 프로젝트 관리’를 하는 법을 가르칠 예정입니다.