교육 사업은 ‘기획→홍보→강의’의 반복이다. 또한 수강생분들의 문의 대응, 강의 장소와 시간에 대한 알림, 공지 등도 항상 해야 하는 업무다. ‘운영’이라고 통칭해서 말하는데, 이 ‘운영’ 업무는 매출 증가에 직결되지는 않지만 잘 못 했을 경우 고객 불만이 폭증하는, 잘해도 본전 못하면 욕먹는 부담스러운 영역이다.
그래서 (교육업계뿐만 아니라) 큰 회사들은 이 운영 업무를 외주에 맡긴다. 하지만 B2C분야의 작은 기업은 외주를 돌리기는 당연히 어렵고, 그렇다고 전담 인력을 뽑는 것은 언감생심. 보통은 기획이나 마케팅 인력이 나눠서 하거나, 막내(?)들이 도맡는다. 하지만 상품과 서비스가 발전하면 운영 업무량도 늘고 이를 몸빵(?)하고 있는 담당 아닌 담당자들은 정작 본인의 본업에 지장을 받는 수준에 이르기도 한다.
픗픗 아카데미의 인원은 채 5명도 되지 않지만 강의는 매달 15~20차례 진행하며, 회당 20~30분이 참석해 주신다. 강의별로 세 번의 공지 메일과 두 번의 문자 또는 카카오 알람이 나가는데, 숫자로 따지면 매달 약 3000번의 안내가 발송되어야 한다. 그리고 이걸 2명의 강의 기획자가 강의를 만들며 병행하고 있다.
강의 수가 적었을 때야 기획자가 운영업무를 병행하는 것이 큰 문제가 되지 않았지만, 강의가 늘고 등록인원이 많아질수록 안내 등의 운영업무가 늘어났다. 그러다 보니 정작 강의 만드는 기획 일에 들일 수 있는 시간이 줄어들었다. 이는 강의의 퀄리티가 떨어지고, 그로 인해 매출이 줄어드는 악순환까지 이어졌다.
당면한 악순환을 끊어내고자 머리를 짜내 보니, 선택할 수 있는 방법은 크게 세 가지가 있었다.
- 사람을 뽑거나
- 개발자를 통해 자동화를 구현하거나
- 운영 일부를 포기하거나
사람을 뽑는 것은 일단 패스. 개발자를 통해 자동화를 구현하는 것을 심각하게 고민해 보았으나, 이 역시 개발이라는 비용이 들어가기에 결정을 주저할 수밖에 없었다. 그래서 어쩔 수 없이 운영의 일부를 포기하는 방법을 택했다. 세 번 보낼 메일 한 번만 보내고, 알림 문자는 보내지 않았다. 사이트에서 전화번호는 지우며, 상담 채널 역시도 빼버렸다.
그랬더니, 상황은 더욱 가관이 됐다. 꼼꼼한 고객분들은 알림 메일과 문자 없이도 강의 소개 페이지를 보시고 잘 찾아오셨다. 하지만 결제를 일찍 한 고객분일수록 강의 날짜를 착각하는 일이 잦았고, 심지어는 결제를 한 사실 자체를 잊는 분들도 생겼다. 이런 상황에서 알람 메일과 문자까지 줄어드니 노쇼 비율이 커졌다. 당연히 고객들의 불만도 늘어나고, 재구매율도 점점 떨어지는 심각한 상황이 발생했다.
그런데, 한 줄기 희망이 보였다. 한창 쓰고 있는 먼데이를 통하면 적어도 알람 메일과 문자 발송은 개발자 없이 가능할 것 같았기 때문이다.
먼데이는 프로젝트 관리 툴이지만, 굉장히 뛰어난 자동화 툴이기도 하다. 아무런 코딩 없이 먼데이와 다른 앱 들을 연결해 원하는 자동화를 구현할 수 있다.
먼데이는 먼데이와 G메일, 슬랙, 메일침프 같은 다른 툴과 연동을 해서 가능한 시나리오를 미리 만들어 뒀는데, 사용자는 이 시나리오 중에 자신에게 필요한 상황을 골라서 값만 잘 집어넣으면 그대로 자동화가 진행된다.
예를 들어서 5월 11일 강의가 있다 치자. 결제 완료한 분에게 강의 하루 전날 강의 장소와 시간을 알려드리는 메일을 보내려면,
“특정한 날짜가 되었을 때 미리 설정해 둔 이메일을 누군가에게 보낸다”라는 시나리오를 선택하고, 각각에 해당하는 날짜를 입력하면 되는 것이다.
구체적으로 어떻게 진행할까? 우선 먼데이의 기본 보드를 켜보자.
이렇게 수강생 정보를 입력한 뒤, 자동화 설정에서 각 시나리오의 입력값에 수강생 정보 필드(항목)를 입력하기만 하면 된다.
강의 결제 정보를 먼데이로 올리면, 이런 방식으로 강의 3일 전과 1일 전에 각각 메일이 자동으로 발송되게 만들 수 있다. twilio라는 서비스와 연동하면 원하는 시간, 날짜에 문자도 발송이 가능하다.
수강생 정보를 먼데이에 말아 올리는 것은 스프레드시트나 엑셀 임포트로 가능하나, 매번 하는 게 귀찮다면 이 역시 자동화시킬 수 있다. 픗픗 아카데미의 경우 우커머스를 이용하는데, 우커머스를 먼데이로 바로 연동하는 방식 또는 중간에 다른 자동화 툴을 다리 삼는 방식이 가능하다. 그래서 우리는 우커머스→스프레드시트→먼데이로 연계되도록 툴을 연동해 두었다. 결제가 일어나면 자동으로 먼데이의 고객 결제 리스트에 추가되는 것이다.
간단해 보이고 간단하다고 말했지만, 정작 글로 옮기다 보니 간단하지 않은 것 같다. 그래서 더욱 간단하게 설명하는 강의를 준비했으니 관심 있으신 분들은 꼭 오시길! 시범 강의 기간이라 수강료도 저렴하다.
먼데이닷컴을 써보고 싶은 분들은 아래 링크에서 체험판을 써보실 수도 있다.
새로운 생산성 도구, 또 들여왔습니다
생산성 도구. 요즘 일 잘한다는 사람들이면 누구나 한 개씩은 쓰고 있죠. 지금 제일 핫한 생산성 도구를 픗픗아카데미가 또 들여왔습니다(!). 바로 Monday.com입니다. 미국에서는 심지어 노션보다도 유명하다고 하네요. 알 사람은 다 안다는 이야기입니다.
그런데, 막상 쓰는 법을 아는 사람은 없습니다. 정보 정리한 사이트도 없고, 주위에서 도움을 줄 수 있는 사람도 없네요. 그렇다고 포기하자니, 이 생산성 도구가 너무나 아깝습니다. 이게 있다면 일 더 잘 할 수 있을 것 같은데, 업무시간도 줄어들 것 같은데… 그래서 픗픗아카데미가 준비했습니다.
뭘 가르칠 거예요? 3줄_요약_좀.txt
- 먼데이를 통해 낮은 레벨의 To do 관리부터 복잡한 프로젝트 관리하는 법을 알려드립니다.
- 실습을 통해 직접 쓰는 법을 알려줍니다.
- 결론적으로 담당자가 먼데이를 조직에 적용하기 좋은지 따져볼 수 있게 기초 지식을 알려드립니다.
강사의 한 마디
“이 강의는 어떤 생산성 도구가 좋고 나쁜지, 업무에 어떤 툴을 써야 하는지 ‘찍어주는’ 강의가 아닙니다. 사람마다 업무의 성격이 다르고, 그래서 맞는 생산성 도구도 다릅니다.
그래서 이 강의는 도구의 특징과 장점을 확실히 알려드려, 도구를 선택하는 데 일조할 수 있게끔 만들 예정입니다.
강사인 ㅍㅍㅅㅅ 최기영 본부장은 ‘일 잘하는 능력’으로 인정받은 프로페셔널입니다. H그룹에서 업무 혁신과 기술 기획을 배웠고, S그룹에서 분석 연구원을 거치며 업무의 효율화 프로세스를 철저하게 배웠죠.
지금은 스타트업 ㅍㅍㅅㅅ에서 적은 인원으로 성과를 내는 방법을 고민했습니다. 그 결과, ㅍㅍㅅㅅ는 대부분의 업무를 생산성 툴로 처리하는 기업이 되었죠.
그런 ‘프로 노션러’ 최기영 강사가 이번에는 먼데이닷컴을 소개합니다. 먼데이닷컴은 강점이 명확한 툴입니다. ㅍㅍㅅㅅ의 먼데이닷컴 강의는 이 툴로 보다 ‘정교한 프로젝트 관리’를 하는 법을 가르칠 예정입니다.
어떤 것을 가르치나요?
- ㅍㅍㅅㅅ에서 사용하고 있는 먼데이닷컴 예시를 그대로 보여드립니다.
- 참고할 템플릿과 사례까지 함께 제시합니다.
- 우리 회사와 나에게 맞도록 직접 세팅하는 실습도 구성되어 있습니다.
커리큘럼은 어떻게 되나요?
- 프로젝트란 대체 뭘까?
- 프로젝트를 어떻게 관리해야 할까?
- 이것만은 꼭 해야 한다, WBS!
- 먼데이닷컴으로 관리 다운 관리를 해 보자!
- 먼데이 템플릿 분석
- 실습
- 도움받을 사이트/ 참고문헌 분석
강의 일시 안내
- 날짜: 2020년 5월 11일(월)
- 시간: 19:30 ~ 21:30
- 장소: Zoom을 이용한 생방송, 라이브 스트리밍, 원하는 곳에서 편하게 참여하세요
- 준비물: 노트북이나 데스크탑, Gmail ID
(화면을 보면서 따라 하셔야 하니 듀얼 모니터 사용을 추천드리며, 모바일은 추천하지 않습니다)
